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在印刷生产中，每个印刷企业都拥有自己的工作流程。所谓工作流程是指完成某一个特定的工作的次序，是在一个组织内获得最终结果所需要完成的一系列工作。对印刷企业而言，这些工作不仅繁重而且耗时。因此，经销商便承诺能为印刷企业提供既省时又省钱的自动化解决方案。在开发软件工具使生产过程实现自动化方面，经销商做了很多工作。概括地说，工作流程在快印业的应用大致经历了以下几个阶段。
第一阶段
对大多数小印刷公司来说，第一个自动化的工作流程是计算机报价系统。以前，印刷企业需要用人工的方法来计算成本，在每一个单独的定单上用人工来加注标记。通常，一家公司由一个人专门负责计价，以便保证工价计算能够具有连贯性和一致性。而人工计算成本并进行报价不仅费时间而且容易出错。
计算机报价系统综合考虑了纸张的成本、印制该活件所用的生产时间、希望得到的利润等因素，能自动对活件进行报价，因此，任何人都可以在已知活件的印刷数量和基本参数后应用该系统给出活件的报价。
计算机报价系统开发出来后，在推广方面曾经遇到困难。因为很多印刷企业都有自己的一套计价方法，而要采用计算机报价系统，印刷企业必须接纳由报价软件开发商提供的价格计算标准。此外，有的印刷企业购买了报价软件后抱怨不好用，尽管他们输入了相关的参数，如纸张的价格，设定了生产设备的生产效率，该加的标记也加了，但他们认为，计算机计算出的报价过高了。因此，当印刷企业不相信计算机报价软件算出的价格时，经销商很难销售其报价软件。
幸好这些都已经成为过去。现在，大多数印刷企业都采用计算机报价软件来进行自动报价，他们能够按照报价软件所设定的标准程序来制定他们的价格策略。现在，他们拥有的流程使他们能将定单更快地投入生产。
第二阶段
如上所述，计算机自动报价系统刚一推出时并不顺利，而是经过了较长的时间才被印刷企业所接受和采用。如今，像Printers Plan、EFI PrintSmith、PrintLeader、Franklin Estimating等自动报价软件都新增了使印刷工作变得更容易的工具。除结合了报价和定单输入功能外，报价软件还能让用户利用综合的信息生成详细的报告，包括精确到分钟的销售分析，每日、每周、每月的销售概要、综述、经营报告、邮寄标签、邮件合并等。大多数软件还包括监测生产过程的功能，这样，一个定单在车间的整个过程都可以被追踪。
目前这一领域最新的新闻就是有人尝试将业务管理报价软件放到网站上，让客户直接存取活件的历史记录、价格等。Printers Plan多年来一直提供这种服务，通过专用软件KeyCustomer实现该功能，其与很多网站的服务组合在一起。PagePath’s MyOrderDesk和Websitesforprinters.com也声称，他们可以与KeyCustomer链接。PrintSmith也能通过其印刷店内的电子商务与网站接口。
业务管理/报价软件使许多流程任务变得更简单，使印刷企业能够以更快的速度处理更多的工作。这里要注意的问题是，印刷企业希望能在多大程度上给予客户访问与业务有关信息的权限？软件系统中到底有多少功能可被普通的快印企业实际使用？快印企业要完全享用由报价软件所提供的自动报价流程及业务管理的特点可能还需要十几年的时间，所以，现在我们还能看到有些企业采用人工报价。
当印刷业最终全部采用自动化的报价定单输入工作流程时，印刷企业将会拥有更好的竞争环境，他们将会了解真实的成本。到那时，也不会再出现为了竞争而恶意降价的情况。
第三阶段
自动化的定单输入工作流程现在已经延伸到了印前阶段，工作流程正在成为由计算机直接制版和数码印刷设备制造商推动的一个巨大市场。
许多快印企业看到了工作流程的优点，正在考虑实现印前流程的自动化。快印企业在决定是否采用自动化的工作流程时要考虑业务量、人员、印前工序等因素。要知道工作流程解决方案并不便宜，不过它确实能帮助印刷企业在合适的条件下获得更高的效益。
在决定是否采用自动化印前流程时，业务量的多少是被考虑的主要因素。印刷企业在考虑采用印前工作流程前，必须看一下，要处理的文件数量究竟有多少，要问问自己，采用工作流程系统能处理更多的文件吗？采用工作流程系统比采用人工更经济吗？有些很小的企业可能不会有那么多的活件需要自动处理，因此，不一定需要投资购买工作流程解决方案。但工作流程解决方案的确能帮助大型快印商提高竞争力。
人的因素对能否用好工作流程也有较大的影响。如果企业拥有能够调整和维护自动化系统的技术人员，那么任何人都可以将PDF文件放入工作流程进行处理，一般的雇员都能够处理不标准的文件和需要人工处理的文件。印前部门的人员必须精通PDF文件。如果一家印刷公司的印前部门人员只熟悉本地的一些应用，那自动化的工作流程就无法发挥应用的作用。印前人员必须熟悉PDF和PDF插件，才能熟练操作自动化的流程系统。
准备上自动化工作流程系统的快印企业需要使其现有的人工操作正规化。印前部门收到的文件没有相关信息或只有极少的信息是常有的事，如果快印企业想充分享有自动化工作流程的全部优势，从生成文件开始就要实现标准化。最理想的是，客户按照印刷企业提供的格式要求准备好自己的文件，然后，该文件被按照定单顺序放入流程内。印前工作人员只对自动化工作流程系统中认定的有问题的文件进行处理。
现在，有很多种工作流程系统都能供用户使用，其中，有很多都能对文件进行处理，使之适应数码印刷设备生产。施乐提供的是FreeFlow系统；柯达销售的是Prinergy工作流程系统；海德堡则提供Prinect工作流程系统。EFI有OneFlow工作流程及RIPit，目前正在推出的还有OpenRIP Symphony。Pitstop的制造者Enfocus推出了Automate工作流程系统。
一般印前工作流程的工作方式是先把要印刷的文件拖入一个热文件夹，在那里，文件被转换为工作流程系统所用的格式。通常文件都被转换为PDF、PDF/X、PS或TIFF/IT格式。完成文件格式的转换后还要进行预飞（也称预检），如果发现问题，预飞软件会自动进行修正。如果无法修正文件，该文件将被送入另一个文件夹，以便进行人工修正。这些软件通常都具有自动修正文件、补漏白、组版、打样等功能。一旦处理完毕，文件就可以被送到输出设备进行处理。
如果文件在进入工作流程前拥有标准化的形态，在输出设备上的处理就会比较容易，文件可以从数字化工作流程直接交给数码印刷设备。如果大多数进入自动化工作流程的文件都被拒绝，并不能提高工作效率。那么准备文件的程序需要提交给文件的生成者重新调整。
不管是在印刷机，还是数码印刷机上，准备要印刷的文件都是一项劳动强度很大的工作。如果每个文件都是按照标准的规格生成的，则可以自动进行活件的处理、活件的转换，文件的印刷质量、一致性都能得到改善。
自动化的印前工作流程意味着很少有人去触碰文件，活件的处理速度更快。不过，印前工作人员能从该技术中受益吗？这项技术是可行的，但一些印前工作人员仍对其心存疑虑。例如，补漏白软件已推出许多年了，但一些印前工作人员还是喜欢用人工的方式进行补漏白。在拼版软件中都有拼写检查功能，但印前工作人员嫌其太费时间，一般都选择跳过该功能。虽然PDF技术不断改进，但还是有一些印前人员拒绝采用PDF文件，他们认为PDF文件不能编辑。
自动化的印前系统是印前人员不容忽视的投资。对那些正在成长中的小型印刷企业，如果印前部门成为影响企业发展的瓶颈，那么采用自动化的印前工作流程无疑是一件好事。而对于仍然接收带有很多客户想要的特殊要求的印刷文件的印刷企业，采用自动化工作流程不一定能达到想要的效果，因为自动化工作流程并非对所有的情况都适合。不过，若采用人工检查文件的方式，又很费时间。总的说来，人的因素依然是能否成功应用自动化工作流程的重要因素。
第四阶段
印前工作流程现在已得到应用，它既能节省时间，又能降低劳动力成本，但它并不是对所有企业都适合。工作流程软件的价格昂贵，所以说企业要有足够的业务量才能体现出自动化工作流程的经济性，此外，必须采用PDF流程、必须要有能够实现自动化的人，才能用好自动化工作流程。
大企业都采用了自动化的工作流程，因为他们的活件中短版活越来越多，他们需要更多的活件来使自己达到一定的销售额。要赚到同样数量的钱，就要处理更多的文件。小企业则一直都是接短版活，文件的处理量也不少，他们想寻求更简单的方法来处理更多的活件。因此采用自动化印前工作流程，是使他们在短版市场保持竞争优势的一种方法。
许多快印企业已经拥有定单输入自动化工作流程解决方案，现在还可以增加印前自动化工作流程。不久，随着JDF标准和工作传票的推出，他们还可以将自动化工作流程的应用扩展到装订等领域。
如果想在印刷业打拼，就需要采用自动化技术，需要采用计算机报价系统，需要将业务管理工具纳入程序中，在这之前，还得明白哪些任务可以实现自动化。对很多快印企业来说，利润空间是越来越小了，实现自动化才有助于赚取更多的利润。
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