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印刷包装业亟待怎样的ERP?

时间:2009-01-21 08:31:32来源:科印网作者:朱字典

  朱字典:2001年开始从事印包业信息化建设的推广工作,从那时起,一直战斗在印包业ERP推广的最前线。为中国为数不多的集深厚的理论知识与丰富的实战经验于一身的资深人事之一,现任北京工信信息技术有限公司总经理。

  这是系列文章,是一个在印刷领域奋斗了八年的印刷行业信息化管理推广者的看法和见解。文章包括三个部分:印包业亟待印包业的ERP;我们应该对印包ERP抱什么期望?印包ERP选型注意事项……
  这些文章也许能对尚不了解ERP和打算使用ERP的行业人士有所帮助……
  ERP,是三个英文单词Enterprise Resourse Plan的缩写,意思是企业资源计划。ERP源起于西方制造业,其使命是利用电脑等信息工具,按照科学的工作流程,采集企业各方面资源信息,通过对这些信息的继承,处理,对比,分析等,提高企业的工作效率,堵塞管理漏洞,减少忘事误工大意等差错,从而达到挖掘潜能,扩大收入,降低成本,增加利润的目的。
  自开始推广之日起,ERP就一直处于行业化的演变之中。具体到印包业,简单说来,与制造业ERP之最大不同处就是制造业以BOM,即物料清单为数据流的起点和成本核算的中心。订货数量一旦产生,该订单的物料需求计划即自动生成。而印包业不是这样,因为印包业的不同订单在用料和工艺上的要求经常是不一样的,不存在标准的BOM,如果套用传统ERP的设计理念,即以BOM为中心,用户就需要日复一日的建立大量的BOM,并且常常需要修改BOM数据,这种工作量是很大的,使用起来也是很麻烦的,违背了ERP提高效率的初衷。因此,印包业需要适合本行业的ERP。
  众所周知,印刷行业已经进入了微利时代。在2000年前后的行业发展阶段,大家基本都不缺活干,只要多买设备,就能增加利润;微利时代,单靠增加设备和活量就能增加利润的做法已经行不通了,如果没有精细化管理,一个活亏钱也是正常现象。这就对印刷厂的管理能力提出了较高的要求。新劳动法出台以后,国内所有公司的用人成本和风险都大大增加,对印刷这个劳动密集型行业来说影响更大。在这种形势下,靠信息化建设加强管理,靠信息化管理提高效率,降低成本,增加利润逐渐成为大势所趋,势在必行的业界共识。

  我们应该对印包ERP抱什么期望?
  从业多年,与很多印刷厂聊过,大家对ERP的期望有很大不同。有些希望把生产单管起来就得了,有些希望建立对各部门数据的规范的管理,有些希望借助ERP减少工作量,有些希望能借自动提醒减少差错。站在业内人士的立场,概括说来,大家对ERP的期望应该有以下四个层次:
  1.采集数据。
  传统的管理方式下,印刷厂各部门的数据都保存在纸质单据上,如业务部的订单、生产部的生产单、采购的采购单、库房的入出库单等。用了ERP之后,这些单据上的信息都可以保存在软件里面,并且由于数据采集的方式不同,软件采集数据的效率和准确性都会大大提高,这些方式包括从上个流程直接提取数据、公式自动计算、下拉菜单选择等。例如在《工信印包ERP》中,生产单由订单生成,申购单由生产单生成,采购单由申购单生成,入库单由采购单生成、领料单由生产单生成、回款由订单生成。从订单、生产单、排产单、到入库单、出库单和领料单、送货单整套单据填写下来,传统手工要用一小时的活,使用ERP流程二十分钟不到就完了。
  2.数据共享
  在ERP中,业务、生产、库房等部门的数据都是联动的,一个部门的最新数据会实时共享给相关的部门,例如库房出库之后,最新的库存量会实时共享给业务和生产部门;业务部填写了订单,财务部会立刻出现一笔应收款;财务部销了账,最新的欠款数会立刻共享给业务部等。
  3.控制和提醒
  为了严格流程化管理,减少工作中人的主观因素;为了严格库房管理,降低材料浪费,印刷厂需要对如下环节进行严格控制:订单保存后须经审核才能开工的控制、材料出库数量不能高于生产单规定的用料数量的控制等。
  为了减少沟通环节,提高效率,为了减少差错,避免忘事误事,造成损失,为了加强生产进度管理,保证按时交工,ERP需要有对如下环节的自动提示,例如客户信誉度提示、订单价格太低提示、有订单等待审核提示、审核过的订单等待生成生产单提示、开工时间迟于规定时间提示、完工时间迟于规定时间提示、物料库存过低或过高提示、待送货产品提示、员工生日提示等。
  4.辅助决策
  辅助决策是ERP的最终使命,是ERP对于决策层的最大意义。除了一般软件都能提供 的期间签单总账、明细账、应收已收欠款账、应付已付未付账等等之外,印包ERP应该还能提供针对每个订单的包括材料成本、人工成本、外协成本在内的订单成本核算表,包括印刷厂各环节的产值统计表,表现每个客户的总流水、总成本、总利润和平均利润率用来帮助印刷包装厂确定未来重点服务对象的客户价值分析表,表现每个种类印刷品的总流水、总成本、总利润和平均利润率用来帮助印刷包装厂确定未来业务发展重点的印品价值分析表,表现每个业务员的总流水、总成本、总利润和平均利润率用来帮助印刷包装厂全面评价业务员价值的业务员价值分析表等等。

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