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随着电子技术、印刷技术的发展，电子化程度的逐步加大，完整印刷流程的细致划分，数字化的印刷数据存储以及能够忠实还原印刷品的电子文件的保留备份、数字资产应用，在印刷中开始占据着越来越重要的地位。
数据存储是一个积累的过程，由于存储内容的增加、存储资料再利用层面的不同及出于安全性考虑，灵活的可定义模板的操作以及管理成为新一代数据存储的一个重要的方面，成为各大报社、杂志社、印刷厂、大型制作输出中心关注的一个焦点，也成为选择印刷软件的一个重要参考依据。
现在的文件存储格式是多样的，应用在不同的方面，但都存在一定的问题：
（1）排版的原文件，由于受到排版软件的版本限制，容易造成版本不兼容或者效果不正确等各种问题；其修改非常之简单，也造成了一定的困扰。
（2）PS文件：由于PostScript是一种编程语言，它对页面的描述是通过很多复杂的过程和计算实现的，同一个PostScript文件在不同的解释器中可能产生不同的结果，甚至同一个PostScript文件在同一个解释器上多次解释也会有不同的效果出现。
（3）TIFF文件，物理的尺寸非常大，即便有海量的存储设备，也对以后的存储管理工作造成了很大的困难。
面对这一情况，考虑数据存储过程，众多的用户和有识之士共同提出了目标数据存储模型，它应该能够满足如下条件：
1.呼唤一种新的存储文件。
新的存储文件应该是只需要保留一个文件，该文件能够涵盖印刷品的所有内容要素，包括文字、图像、图形等的各种效果；其物理尺寸（存储大小）还要更小，便于存放；存储的文件可直接在计算机上阅读，并能方便地进行打印输出等操作；存储的文件可支持一定的修改，但是不能被轻易地修改，最好能够通过数字加密的方式进行限制和控制；存储的文件应正确表达实际印刷品效果，保证同实际印刷品的一致。
2.存储的过程涵盖在印刷的流程中，最好由印前软件进行数据的存储。
3.存储的文件能够被再次利用，并要保证再次印刷结果的正确性。
除了独立的存储文件以外，还希望能够将该文件印前工艺的所有参数一并进行存储，以满足再次印刷的需求。
4.面对有多种文件存储需求的，应由一个软件完成所有的同步存储，并针对不同的需求自动发送到不同的目录。
5.存储应该是自动化的，可定义的，能够在印刷完成的同时同步完成，并无需为存储过程增加过多人力。
6.便于检索和控制管理。
面对用户对数据存储的渴望和需求，参考国际发展趋势，经过同各大报社以及出版社等接触，并通过实际的成熟的软件结果表现，我们认为，PDF文件可以满足现阶段的所有的存储需求。
然而，文件找到了，那么如何将PDF嵌入存储过程呢？如何形成一个自动化的数据存储呢？北大方正集中优势力量，基于方正畅流工作流程管理系统，对此进行了专项的探索。
方正畅流作为惟一的中文数字化工作流程管理系统，利用自身强大优势，加大了对资料存储方面的研究与开发，潜心制作出专门进行资料存储的可定制的、全自动资料归档系统，该系统可以全面嵌入方正畅流中，在保证了所有的印前操作顺利进行的同时，可以自动将同印刷结果一致的PDF文件发送到相应的位置，并按照用户需求，进行包括文件名修改定义、各种规格预览图的同步输出，并提供同步的资料存储操作。将所有的过程嵌入整个生产的流程中，完成以上一系列的操作，简单到只需单击鼠标右键即可。
下面，结合浙江日报报业集团的实际流程进行说明。
首先，方正畅流采用最新PDF标准文件作为中间文件，将用户提供的各种文件格式转换为PDF文件，并按照一次RIP，多次输出的思想，控制各种输出设备，保证输出的正确性和一致性。在输出前，还可通过无缝连接的自动折手、自动拼版等模块进行折手和拼版操作。
浙江日报报业集团在以往的资料存储中，分别保存了的FIT文件、PS文件和图片、文字资料等，资料众多，在存储的过程中，还要进行压缩，每次生产结束，都需要人为进行操作。
而在使用了畅流以后，利用畅流的资料归档处理系统，增加保存了如下几种格式的电子文件：最终版面PDF文件（低精度阅读用）、最终版面PDF文件（高精度印刷用）以及最终版面预览图，分别使用在不同的地方，并且，PDF文件均为可选加密文件，保证了数字资产的安全。
在每一期报纸传版结束以后，点击鼠标右键，进行“导出”操作，就可以将PS文件、FIT文件等所有资料按照规范文件名进行改名，然后再按照报社归档的要求，自动送到指定的不同服务器的不同目录。
方正畅流还可以方便地按照定制的规则检索资料是否有缺失，是否存在缺图、缺字情况等，并形成详细的报表。
浙江日报报业集团如下描述方正畅流的资料归档系统：“报社欲制作50年报纸资料存档，但是，以前的报纸的版面资料由于种种原因大部分都已经无法找到，原有很多珍贵资料无法得到电子化的保存，即便是当时保存的一些PS文件，在现在进行RIP也总会因为缺图无法解释，或者解释成功后，版面位置出现变化等以失败而告终，现在只能采用扫描老报纸重新排版的方式进行补救，造成了大量的人力、物力资源的浪费，通过方正畅流实现报纸数字资产管理之后，我们不必再为以后的数字资产发愁了，一天的报纸生产结束，原汁原味的电子文件就自动保存了，并且会有一个很形象的报表出现。”
结束语
数字资产管理有很多方面，数据的存储只是数字资产管理的前提和条件。而方正畅流是一个印前流程产品，并不是一个资产管理的软件，它最主要的功能还是表现在原有印前的流程整改、提高工作效率、稳定印刷质量上，而数据的存储是方正畅流探寻用户实际需求而专程制作研发的众多解决方案中的其中一个，实际的方便了用户，为用户解决了实际的问题。
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