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迎接DAM系统掘金时代

时间:2005-04-10 18:56:28来源:科印传媒《数码印刷》作者:陈虹、赵志强

  相对于文本内容或网页文件等形式的内容管理,或者仅是纯文本文件、办公文件及扫描文件的文件管理,或者对已存有原始资料的记录管理而言,新型的数字资产管理DAM系统主要是对视觉内容和相关超链接数据进行完全数字化资产管理。
  客户们希望DAM系统能够对不同图片复杂的多种格式和色彩模式等方面进行有效管理,并同时对相关视频、音频信息和办公文件进行管理。目前,DAM系统已经能够解决不同形式数字化资产的修复、存储和共享问题,其服务对象可从仅需200美元投资的使用个人桌面系统的客户一直到需要上百万美元投资的企业服务系统。
  DAM系统的应用对象既可以是原有的印前企业,也可以是与印刷领域完全无关的企业。新型服务系统的诞生使数字资产服务不仅进入到传统的印前服务,而且进入到以前并不太引人注意的新型服务市场。
  研究表明,处理多媒体文件的工作人员每周要花2.9小时管理文件,文件传递大约每周需花费3.97小时。如果假设人均每年查寻文件2500次,竟有平均35%的时间是用在查找文件上。这反映出,各个企业在数字资产管理上急需高技术含量的DAM系统。

  三种层次的DAM系统
  DAM系统是完全基于客户定制的服务型管理系统,分为三个层次:
  第一层次DAM
  这一层次的DAM是一种服务站概念的服务,属于入门级管理服务。其服务对象是不需要现场应用DAM系统的客户,主要是基于桌面系统或工作站的图片、目录产品管理。这类客户可能支付不起较为高档的DAM系统费用,或者公司没有足够多的业务来支撑DAM现场系统的使用。
  这一级别的基本服务是允许客户通过拨号连接或互联网进入DAM系统。客户使用密码和用户ID进入子系统,遥控管理其文件。
  入门级的DAM系统服务支出仅是每月的月费,计费基于点击率或交易基数。一旦计数超过了基数值,每次的交易将单独收取费用。这种方式使客户能够较为方便地进入系统,并且提供了进行公司管理所需要的部分管理工具,从而使企业无须为购买高档的DAM系统投入较大资金。   
  第二层次DAM
  这种DAM系统主要被较大规模的企业所采用,是运用服务器技术的数字资产管理系统。这类企业一般需要创建一个DAM系统,但并不希望承担系统管理服务。在此方案中,由印前公司与客户共同协商决定DAM系统的要求,从一开始的工作流程到系统的类型、所需要的硬件与软件、公司要建立的工艺流程、指定需要的设备,一直到制订出培训计划。一旦整体方案得到批准,印前公司将负责帮助客户进行设备的购买、检查、安装和测试工作。在某些情况下,印前公司还负责提供人员进行第一年的系统管理,或根据未来发展提供系统的管理人员。
  第三层次DAM
  这一方案类似第二种方案,但方案中包括了整个系统管理。这一层次管理可以完成从办公文件到视频文件的所有数字资产的管理服务,是适合于大型企业的高端服务系统。印前公司还需要在客户现场建立一个微型印前点,根据双方认可的工艺流程和财务模式运作,并为服务系统配备系统管理人员。
  这一层次DAM系统包括了内容、扫描、打样、输出管理,以及其他一些客户要求的特殊服务。甚至公司还可能拥有一个品牌或自主产权的产品,用来控制目录和免费插页广告生产的内容,并使工作流程实现自动化。当然,同样的服务也可通过非产权性质的软件获得。在这个服务层次,公司与客户往往要根据期望的获利水平及主要系统的成本、人员成本及印前输出的单页成本,通过谈判签订一个2~3年的服务合同。
  一般而言,商业印刷企业较多地选择中等层次的数字资产管理DAM系统,而出版和目录印刷商依据其工作流程,可能较多地要求高端的数字资产管理DAM系统。

  DAM系统建设
  DAM系统并非是一个花钱买来即可使用的系统,而是依据客户需求定制的服务系统,是在了解客户企业状况和需求情况下,公司与客户共同在系统建设过程中逐步磨合出来的实用的数字资产管理系统。
  1.了解客户所面临的挑战
  提供印刷服务的公司必须真正用客户的语言来展示DAM系统的价值,而不是沿用传统印前的语言。其含义是成功的系统供应商必须真正地了解客户企业的所有情况。可以肯定,客户的印刷和广告业务十分重要,但还必须从细节上更多了解客户欲出击的市场领域、客户的采购周期、企业销售与营销目标、当前面临的挑战和竞争威胁,以及追求的增长目标究竟是什么。
  如一家原印前公司在开发DAM系统过程中,了解到目标企业有着17个分散生产点,希望能够将每一个生产点收集来的图片集中用于地区性的营销材料,如免费插页广告。因此,企业需要的第一步是能够将所有图片集中收集和存储,构成一个图片共享数据库。所有生产点都能够方便地进入中心数据库,调用具体生产所需要的图片。即使未能找到需要的图片,也可以请求今后收集图片时提供。
  这样的DAM管理方案为客户带来了巨大的好处。比如它保证了同一产品的所有宣传促销都使用同一版本,这不仅提高了广告的连续性,简化了相互间的费用支付,还提高了图像稳定性和标准化。尽管这一变化所带来的直接意义难以用财务词汇来量化,但它却给公司带来了实质性的收益。仍以上面所提到的公司为例,这种数字化管理系统在启用第一年中,仅图片集中管理这一项,就为公司节省了300万美元,这还不包括时间、人力等辅助性工作方面的节省。

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