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对质量和效率的彻底追求——日本东京书籍印刷株式会社印象

时间:2007-09-18 12:55:16来源:科印传媒《印刷经理人》作者:张林桂

  质量管理要一直管理到打包装箱才算彻底

  7月初,我在日本参观了2007年东京国际图书博览会后又参观了两个印刷厂,其中一个是东京书籍印刷株式会社的琦玉工场。
  参观时第一个让我记住的问题,是怎么保证不因裁切尺寸错误而使产品作废。
  大家知道,裁切几乎是印制书的最后一道工序了,这个工序的特点是“最简单,最重要”。
  为什么说是“最简单”呢?因为只是找准尺寸,咔嚓一刀。你说简单不简单。
  为什么说是“最重要”呢?因为如果裁错了尺寸,这本书、这批书就全废了。废了的是从印前、印刷到装订的全部加工和全部原材料。自己做错了,会株连九族,使别人的工作也都白费了,你说重要不重要呢?
  所以,裁切错误的后果是十分严重的,可以说是“罪恶滔天”。
  我参观的东京书籍印刷株式会社,他们竟然宣称十几年没有发生过因裁切而造成的质量事故。
  我开始不信,参观了他们的操作方法后我信了,他们的确不会发生这个简单而低级的错误,因为他们使用了最简单的方法杜绝了这个最简单的工序发生错误。
  这个最简单的方法操作工序如下:在下裁切工程单时尺寸要写准,有人复核,然后,由电脑专门出一张裁切大样,在一张半透明的纸上把尺寸边框打印出来,把这个裁切大样与工程单同时下给车间,用于检查第一本切出的书是不是尺寸正确。不正确马上调整。就这么简单。因为裁切重要,所以,他们不怕麻烦,十几年坚持了这个没有多少技术成份的方法确保了这个工序的安全。
  可以举一反三,在我们经常发生的低级质量事故中,有没有可能找出简单的方法使其不可能发生?
  东京书籍印刷株式会社成立于1909年,是出版、印刷合一的专门出版、印刷、发行教科书的公司,印刷部分在1968年单独成立了公司,从1990年开始到1997年逐步建设了位于琦玉县加须市大利根工业团地的琦玉工场。
  一间有98年历史的印刷公司能够长盛不衰,必然有其生存发展的秘诀,依我的参观感觉来看,是因为形成了自己的明显特点,主要有以下4个方面。
  1.追求质量管理的彻底性;
  2.追求生产的机械化和自动化,即对效率的追求;
  3.追求优秀的生产环境;
  4.追求最为顺畅的生产流程。
  在我走马观花式的参观中,对以上特点都有很深的印象。下面,我对印象特别深的几个环节加以介绍。
  接待工作效率高、效果好
  2007年7月11日上午,我先去走访了讲谈社,然后,与琦玉员工约好在附近的SOGO大楼门前接我。下午一点,营业部长松山利夫先生亲自驾车准时来到。
  我又一次体验了日本人的守时习惯。在日本赴约一般不用早到,也不能晚到。人们不守时总能找到理由,例如堵车啦,开会晚啦,不识路啦等等,其实,一切理由都不是理由,因为为了守时,需要把可能遇到的问题预先考虑到,做到能掌控客观而不被客观所左右。
  在路上,部长一面开车,一面给我介绍公司的情况。东京书籍印刷株式会社主要印制教科书,每年产量约为3300万册,约占日本全国教科书的23%。日本的教科书已经全部彩色化,所以琦玉工场有8台商业轮转机,其中有4台八色,3台10色和1台四色。此外,还有两台四色、五色单张纸印刷机和配套的印前及装订设备。他们就以这样的设备每年生产日本全国教科书的四分之一,除此以外,也生产一些一般出版物和商业印件。
当车快到工场时,部长打了电话。所以,当车进了工场后,已经有四五个人在迎接我们。这就和华联印刷接待客人参观一样,一定要有人到客人下车的地方等客人到达,这样客人就会感到自己真的是受欢迎的,而且会认为华联是有管理的公司。
  当大家寒喧并交换完名片后,他们马上发给参观人员一个耳机式无线扩声器,告诉我们说车间里声音大,这样介绍时可以听得清楚。这一点他们想得很周到,我还是第一次在印刷厂参观遇到这种方式。有些问题,只有在现场讲效果更好,我们在华联的轮转车间给客人讲解时经常要扯着嗓子大声喊,有时怕客人听不见,把嘴都快贴到了客人的耳朵上,唾沫星子也要溅到客人的脸上,很不礼貌。他们的这种方式很先进,提高了接待效果,讲解人员也很从容,可以轻松地讲解内容。
  当我们快参观完印前车间时,工作人员已经打电话给印刷车间,当我们走到印刷车间时,车间的负责人已经在门口迎接我们,参观环节的衔接十分紧密,充分表现出他们的组织效率。讲解分两级,工场主管负责讲解整体情况,各车间的主管讲解本部门情况。每参观完一个部门,主管都要把客人送到本部门的门口,说声再见。
  参观完现场后来到简朴雅致的接待室,桌子上摆上了中日两国的国旗,让人感到一份正式、庄严和隆重。这样做既表示了对外国客人的尊重,更表示了主人的态度,他们是十分认真地对待你的。
  和我们一样,欢迎重要客人来访时,琦玉也在大堂摆上欢迎客人的标语。标语不大,是用电脑打出来的,但是贴在一个专门用来欢迎客人的固定架子上,这个架子可不是可有可无的,它是成熟公司重视外交礼仪的重要表现。
参观结束后,我要先行离开。主人陪我到楼下时已经有人叫好了一辆出租车在下面等着,并且把一张专用的空白支票交给了司机,事后由司机填上去。日本社会的诚信程度使他们可以采用这种方法,二十多年前我在金泽大学留学时,金子曾政校长曾用这种方式在饭后送过我和其他的中国留学生。
  这种方法确实非常省事。主人要送客人存在三个不便之处:一是可能没有公车,二是如果有也要打空一次,浪费人力物力,三是如果无法向司机诚信支付,就要跟一个人去送,同样浪费。社会有了诚信制度后就可以采用这种简单的方式。所以,诚信,就是效率,就是效益。一个社会,一个企业要想良性发展,单靠制度不行,更要靠人的诚信,也就是人的素质。我们的素质提升年,从经济角度上来讲,就是要建立高效率高效益的企业。
  我参观东京书籍印刷那天,天气很闷热,热得人不停流汗,好像要中暑一样。我知道日本的习惯,这种场合一定要西装革履。但是,我实在忍受不了海洋性闷热气候,只是打了领带,并未穿西服。我解释没穿西装的原因,是为了不至于因晕倒而无法工作。接待人员连说没关系,可是他们自己全部是西装领带,加之日本多年来夏季室温控制在26℃,所以,难受程度可想而知。但是他们一直着装未变,也就是礼仪不变,这既是日本刻板的一面,也是忍耐力的一面,是日本式的民族性的体现。不管怎么说,我是佩服他们的。
  追求质量管理的彻底性
  在整个参观中,他们追求质量管理的彻底性给了我最强烈的印象,这大概也是多数日本人的工作态度决定的。
  前一天上午我参观昭文社时,看到了他们仔细认真工作的场面。向日本各地发样书的部门,会把印刷公司送来的样书一本一本再检查一遍过后再包装邮出。校对编辑样张的部门在工作区前面贴着告示:本部门正在进行校对工作,请不要进入我们的工作区。他们这样做,是为了保证工作的连贯,不被别人打搅,确保工作质量。
  东京书籍印刷的印前中心有一台电脑样张检查仪,这台仪器用照像的形式记忆客户签字的标准样张,并在屏幕上显示出来。然后再把要检查的样张,例如机器的印样等平放在平台上投影,同时在同一屏幕上显示,再把两张图套准,凡有出入的地方,立即自动在有问题的地方闪光,问题无一可以遗漏。
  平装胶订联动线的配页部分,为了防止放错帖,除了在每一站放有样帖之外,每一站所用的托板、装帖的篮子及站的色彩标识是同一颜色,十几个站,站站不同颜色,很难放错。这和裁切时先画一个边框大样图异曲同工。
  在轮转和单张纸印刷机上都装有质量事故自动检查设备,质量检测基本上全部实现自动化。有任何问题,检查设备会自动报警显示。
  另外,十分整洁干净的生产环境也是不出或少出质量事故的有力保障。比如出货现场,按品种排列,每一种书堆放一列,顺序出厂。当然,教科书的特点是品种少而量大,具有这种包装出货的条件。
  他们的书用牛皮纸打包,打出来的包平展整洁,让人感觉十分舒服。假如书印得很好,可是包装却很差,就会让人觉得质量不好。一等货物也要一等水平的包装。就像一个漂亮的女孩子非要穿褶皱而肮脏的服装,这是自毁价值。所以,质量管理要一直管理到打包装箱才算彻底。
  生产效率之高我们还难以达到
  文章开始时我讲过琦玉工场有8台商业轮转机,2台单张机,众多的印前和装订设备,生产日本近四分之一的教科书,占地面积33000平方米,厂周围种树8600棵。这样一个工场(不算出货运输)的人数只有170人。我开始听了真有些不相信,但实际上的确如此。
  轮转机2人一台,单张纸印刷机2台共3人,12小时一班,共6人。其他设备人数都要比我们少一半以上。由于总生产人数少,后勤部门人也少,一个门两个门卫,食堂3个人,没有前台和其他接待人员。
  他们的销售收入约为华联印刷的4倍,当然有销售价格较高的原因,但在人均销售方面,由于人数少,就变成了华联的十几倍,这也是日本人的平均工资是我们十几倍的基础之一。
  我们能不能达到他们的水平呢?暂时还不行,因为我们无法一下子具备实现高效率的条件。
  首先,是社会服务的优势。日本较大的企业里都装有自动售货机,饮料、小食品可以从中购买。招待客人时,从自动售货机买就行了,这样就不用有专门服务人员。社会提供的后勤保障可以简化公司的后勤人员。
   第二,生产机械化自动化程度高,为少用人提供了条件。例如,把纸卷从仓库运到机器的给纸架上,是由机械人来承担的;装订车间有很多机器人,负责搬运堆放包装好的书;油墨全部是自动给墨系统;生产中的质量检查几乎都依靠自动检测仪器。这些条件都是减少人工的保证。
  第三是员工的素质高。印刷厂里年青人很少,三十岁至四十岁的为多,操作工都是大学毕业生。日本国民90%以上受过大学教育,所以普遍文化基础高,技术技能水平也相对高,这是员工熟练处理工作的重要基础。
  所以,提高效率,是由多种因素决定的。我们必须要努力创造各种条件,才能有效地提高我们的劳动生产率。
  管理的深化是效益提高的保证
  日本企业管理的精细,已为世界公认。我通过参观琦玉工场,又再次领略到了他们的管理之细,以及由于管理精细给企业带来的经济效益。
  1.我在生产现场看到了很多口号,内容精练,通俗易懂,就像华联印刷每年张贴的管理口号一样。但与我们不同的是每条口号下面都有署名,而且都是本企业主管、本车间主任、机长等人的署名。我一看就明白了,写的是大家对工作的态度、对质量的看法和工作中应当坚持的原则等等。
  这样的标语好。它充分尊重了现场人员的工作,为他们提供了表达自己的机会,也使他们感到自己工作的庄严,可以更加认真对待自己的工作。
  2.注重环境的改善。东京书籍印刷株式会社每年都把废弃物的减少情况、废水中的有害物质排放降低数目作为一项重要指标考核自己。
  3.十分重视节能工作,在机器耗能、空调耗能、照明耗能上不断采取措施,降低能量消耗。例如,每一年都要公布同比能量消耗降低的情况。
  4.不断研究新技术新工艺。过去日本书都要装订得很紧,很结实。当年中华商务开拓日本市场时,我专门研究了他们的精装书、平装书,想知道为什么、怎么样装订得那么紧。日本朋友告诉我,是为了适应日本人严谨治学的习惯。日本人看书时要求双手扶压着书页看书,手一离开,书由于紧就会自动合起来。所以印刷企业要把书都装订的紧紧的。但现在时代不同了,由于计算机的出现,人们在看书时,手需要操作键盘,无法再用手扶压着书页。所以,就必须研制可自然平放的书籍提供给社会,空背书于是开始流行。东京书籍印刷株式会社为了做好空背书,改造了胶装联动线,加上了张贴背纸的工序,使腔背自然而且结实。
  日本同行的工作精益求精体现在各个方面。例如,印前制作调服装的颜色时,要对照着实际服装实物进行,以确保万无一失。在行业竞争日趋剧烈的今天,他们对质量和效率的无止境追求给了我们有益的启发,也是我们能够顺利生存发展的重要研究课题。


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