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支招金融危机 六大法宝把好“采购关”

时间:2009-06-11 12:14:46来源:科印传媒《印刷经理人》作者:康启来

  2009年对我国包装印刷业来说,将是十分困难但又关键的一年。一方面国际金融危机仍在蔓延、尚未见底;另一方面市场需求继续萎缩,经营环境更加严峻。受国际金融危机的影响,我国的经济增速持续下滑,包装印刷行业产能过剩突出显现,当前有相当一部分企业陷入举步维艰的经营状态,在这种前所未有的困难环境下,包装印刷企业要通过采购环节积极、有效控制,将占生产成本80%以上的原材料采购控制在最佳状态,这对较好地降低生产成本,提高企业经济效益具有十分重要的意义。
  选择可靠的供应商
  可以说,现在不论是包装印刷设备还是印刷原辅材料的供应,都存在供大于求的情况,金融危机以来,这种现象尤为突出,这也给包装印刷企业提供了更大、更为灵活的采购控制空间。对包装印刷厂来说,面临着如何准确选择供应商问题。以采购油墨为例,现在有的小型油墨厂的油墨质量,多少存在不稳定现象,同样品牌、型号的油墨存在着明显的色差;部分水性油墨黏度不够稳定等,这给包装印刷产品的质量控制带来不少问题。包装印刷企业只有正确选择信誉好和质量可靠的供应商,才能较好地确保生产运行的良性循环。按照ISO9001∶2000质量管理体系要求,企业初步确定了合适的供应商之后,应对供应商的生产能力和质量保证程度等进行必要的评审,严格控制采购程序,确保产品质量实现持续改进。
  建立评审制度
  采购控制就是在最实用、最经济的基础上,采购并接收那些质量符合要求的产品。按照ISO9001∶2000质量管理体系要求,企业应制定相应的采购控制制度,使采购的原材料、设备或配件处于企业生产、技术、质量管理部门的监督之中。因此,对供应商的产品质量、适应性、技术性能、价格、交货期、售后服务、满意度等应进行综合的评价,建立合格供方档案,采用统计技术对合格供方的供货检验的质量状况、生产使用情况及交货及时情况等进行统计和评估,从而建立优胜劣汰的采购制度,以保证印刷原辅材料的采购质量。对合格供方在供货过程中出现质量问题或交货不及时等情况的,由采购部门及时通知供方限期改进。若检验不合格,对其先进行警告;连续三批或经常不合格或出现影响本企业产品质量时,由工厂检验部门提出书面报告送工厂决策者审批,由采购部门对不合格供方执行淘汰或暂时停止采购的控制措施,确保采购控制的约束性和有效性。
  勿轻易更换供应商

  实践表明,不同厂商产品性能和适性有一定差异,特别是油墨、黏合剂及上光油等材料,如果性能或适性存在不稳定,将给印刷或印后加工质量的控制留下隐患。笔者曾见过一个包装印刷厂,在生产中途更换使用了其他厂家的原材料,虽然印刷和印后加工生产上一切正常,但当客户在使用产品时,发现该批次印刷品在其自动包装生产线上极易出现一些质量问题,后来,这批包装印刷品被判定为不合格品,做报废处理,给工厂的经营和信誉造成很大的损失。因此,更换供应商一定要持慎重态度,要对产品进行反复试验、检验和数据分析,确认其质量的可靠性和适应性,再由小批量逐渐过渡到大批量的使用。
  加强沟通,改进质量
  严格的工艺配方和材料特性控制,是保证原材料质量稳定的重要措施。但部分供应商可能因为市场、价格、生产原料供应等原因,在产品质量方面出现波动,或者由于用户盲目的使用,影响了印刷生产或印后加工质量的稳定。所以,包装印刷厂应及时将原材料使用中出现的问题与供应商进行沟通,通过双方的信息沟通,促使后者在生产工艺、技术上的不断改进。同时,供应商也应主动关注用户的使用情况,提供指导。
  订立购销合同,控制库存
  对批量较大的原材料采购,应与供应商签订产品购销合同,使产品的质量控制具有约束力。在签订合同时,除应将原材料的品种(型号)、保质期、价格、数量、交货时间等载入合同内容外,很重要的一点,还应将原材料的技术指标要求、验收方式,以及发现产品质量问题时的处理方式等内容详细写入合同。此外,还要控制好合适的采购库存量。由于原材料的品种和性能不同,保质期也有一定差异,如黏合剂的保质期有3个月的,也有一年的。采购库存量一方面直接影响原材料性能的稳定性,一方面也关系到生产成本。所以,要根据生产状况,保持适当的库存使用量,掌握“先进先用”的原则,防止原材料因库存积压过量失效而影响产品的加工质量。
  关于采购控制的其他体会
  一般来说,原材料是生产成本的主要构成部分,降低了原材料的采购成本,就意味着提高了生产利润。或许有人这样认为,降低采购成本无非就是要买便宜的原材料,这是采购控制认识上的误区,带来的结果是得不偿失。要把握正确的采购控制方法,对采购后的原材料,进行认真细致的质量跟踪,相关的管理人员应当走出办公室,深入生产一线,进行实实在在的调查了解,取得数据化的资料,再通过认真的对比和分析,才能准确掌握生产原辅材料质量的可靠性和适应性,这是十分重要的控制措施。科学合理的采购控制,还应该进行必要的市场调查和考察,掌握准确的行情和信息;提高工厂物资采购的透明度,大宗的采购要通过招投标方式确定;对采购的生产原材料,建立入库检验制度;使用不同厂家提供的原材料时要进行对比分析,这样,才能选择到既经济又实惠的原材料,不花冤枉钱,使工厂较好地降低生产成本。

  做好原材料的检验验收,是产品采购控制的重要环节。以黏合剂为例,其验收一般采用抽检的方式进行,同一投料的黏合剂为一批,可随机抽样检验一次,重点对技术指标和重量进行检验验收。黏合剂的重量和技术指标直接关系产品的实际价值,也是容易出问题的环节。其中,黏度是一项重要技术指标,如701B型白乳胶,当水分含量超过规定标准下极限值时,其重量增加而黏度相应下降。我们公司将该黏合剂的采购标准定为黏度30-40S,要求厂家严格按标准生产,进货时我们按该标准进行检验控制,有效地杜绝了供应商偷工减料的现象。应注意的是,检验时,应先将黏合剂搅拌均匀,以提高检验的准确性。此外,我们要求供应商统一产品的包装和标识,如桶装的黏合剂,同重量同品种的黏合剂要求用同样规格的容器盛装,并且在容器上标明生产时间、产品名称和重量等,一方面利于使用时的识别,另一方面,便于检验整批产品质量:打开容器盖后,先观察各桶容量大体是否相当,再用器具任意检验若干桶的重量和黏度。
  综上所述,经济危机也是契机和商机,我们应该根据市场变化的趋势,在大力强化内部管理的同时,对采购环节进行有效的控制,降低生产成本,使企业平稳地渡过难关。


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