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避免换图过程中的差错

时间:2010-03-15 12:09:10来源:科印传媒《印刷经理人》作者:潘晓东

  生活中的很多差错往往发生在不经意之间,一个疏忽,导致的后果却十分严重。
  在我们承印的报纸杂志中,就数次发生这样的事:出版单位把关不到位,把某些敏感地区混在国家序列中,不得不全部报废重印。
  承接海外印刷订单应避免发生上述问题。
  前几年,我们单位承印一本加拿大图书,就发生了类似的错误:印前工序在应客户要求换图后,因为存图标识不清,导致接班对象安排付印时依旧使用修改前的原稿,直到客户收到寄送的样书才发现差错,不仅需要重印,而且造成企业十分被动。

  那是一本名叫《TATTOOMACHINESANDTHEIRSECRETS》的重版图书,在发印时,客户没有自改电子文档,而是提供了一本标明修改要求的样书,连同原来的文档一起通过快递送达。业务员在收到客户的施工订单后,按操作程序发印前部门修改、打样、邮递客户审核。客户在审核以后,又提出了对其中一幅附图要做调图的要求。相关业务员在收到客户的指令后,确实布置车间按要求做相应调整,车间也安排工人落实施工。问题出在两个班次的交接过程中,两个版本的文档都存在同一个数据库中,下工序的对象想当然地选择其中的一个用于出片付印。在这之后的整个生产过程中,谁也没有想到正在加工的产品是一个修改前的东西,直到成书寄给客户,等待客户的发货指令。
  最终的结果当然是全部重印,而且还得真诚地向客户说明原因,表示歉意。好在整个重做过程并没有耽搁货到目的港的时间,也就没有产生额外的空运费用。
  产生这一事故的根本原因是内部管理不善。客户的原始文档当然不能因为做了修改就可以丢失,因为日后可能有查考的需要,但修改后的文档与修改前的文档应该有明确的标识。事实上,不少客户的文档在制作过程中会发生不只一次的修改,也会经过多位生产工人的手,每次修改后都应该明确标注修改的时间与内容,不至于经过几次变化,连哪一个才是最终需要的文档都搞不清。其次,生产工人在对文档做了调整以后,应该对下一班次的员工有书面交待,不能因为员工的交接班,后续对象不了解客户的变动要求。

  本次事故也反映出我们的员工还缺乏一丝不苟的精神。要鉴别外语图书中存在的差错相对于中文当然要难很多,但一本图书的制作,从业务员、技质人员到印前、印刷、装订生产,经过的人手与环节众多,任何一位对象多那么一点责任心,拿生产中的产品与客户的要求或相关材料做比对就有可能发现问题的存在,而不至于直到书送交客户以后才由客户发现问题的存在。无论怎么说,问题解决在内部总比直接放到客户眼前要好。
  事故发生以后,企业理所当然地采取了改进措施,可以说,这是用企业信誉与经济损失换来的沉痛教训。
  (本文作者为上海印刷(集团)有限公司顾问)


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