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高教印务: 谈谈业务外包的管理诀窍

时间:2017-11-22 08:56:55来源:科印网作者:艾峰

  利润最大化、成本最小化是印刷企业经营的两大原则。印企要想在竞争中生存与发展, 唯有靠增收与节支这两种途径来实现。增加收入是印企盈利的根本出路,但难度比较大,因为往往会受市场等诸多因素的影响;而相对容易一些的是节约开支,这也是印企管理的重要手段,需要通过企业自身的努力实施管控。对要在经营管理的模式上下功夫的印企而言,业务外包无疑是解决这一问题的有效方法。

  高教社(天津)印务有限公司(以下简称“高教印务公司”)在业务外包管理方面已有十多年的实践。公司在内部资源有限的情况下,为了取得市场竞争的优势,仅保留了最具竞争优势的印刷、装订等核心业务,陆续将图书物流、纸箱纸板生产、电梯及部分设备维修、UV加工、软件开发、保安保洁、员工工作餐等非核心业务,转包给其他公司去做。通俗点说,就是把公司不擅长的业务交由其他相关的专业公司去做。公司在业务外包过程中主要做了四个方面的工作。

  业务外包项目的确定

  印企最早的业务外包,大多是企业核心业务——装订的外包,也是印刷外包中做得最多的一项业务。当时印刷业务外包,主要是大型企业为了解决自身印装不平衡的问题,其次才是出于降低自身成本的考虑。后来随着印企的发展,大型企业如果装订业务全部由自己来做,遇到生产旺季,周期难以保证,且未必有专业装订企业做得好。因此,一些大型企业开始把干不完的装订业务外包给专业的装订企业,外包使印企自身的成本有所下降,也成为做大规模、提高效率、降低经营风险的一种手段。

  当然,印企业务外包也会存在很多风险。首先是质量风险,小装订企业设备相对陈旧、员工技术素质较差、管理水平低下,容易出现诸多质量问题。第二,外包的业务能否最终按照合同所签订的时间准时交货,也是能否获得和保证客户订单的重要制约因素。

  个人认为,印企的主营装订业务不宜外包。因为印企最重要的责任是为客户提供高水平的印装加工服务,那么,一旦外包达不到质量、周期要求,就会造成印企的客户流失,这对印企而言,损失将是致命的。

  原则上讲,印企除了核心业务不能外包,其他的业务都可以外包。尤其是对那些风险不大、利润不高、成本却不低的业务,均可采用外包的方式。

  业务外包供应商的选择

  业务外包决策中很重要的一个因素是包给谁的问题,即外包供应商的选择。首先,要对潜在的外包供应商的信息进行收集、调查、分析,对其是否具有合法的法人主体、管理状况、专业能力、行业运营经验、业界口碑等进行评价。其次,是对供应商的承诺和报价,务必要认真分析,进行衡量。合理确定外包价格,是实现严格控制业务外包成本的好方法。第三,引入竞争机制,按照有关法律法规,遵循公开、公平、公正的原则,采用招标方式,择优选用业务外包供应商。

  高教印务公司从建立之初就采取自营图书物流的经营方式。2011年,由于公司自营货运车辆到了报废年限,为实现图书物流业务的社会化、市场化运作,决定对自营货运车辆不再继续更新。同时,为了加强成本控制,减少非生产部门和人员,公司决定将图书物流业务外包给第三方物流公司来做。在初次进行物流供应商的选择时,公司采用了招投标的方式。由于公司与物流供应商之间的合作是动态的,因此,公司与物流供应商的合同选择按年度来签订。2015年,由于汽柴油价格的波动性比较大,直接影响了图书物流市场价格,其他因素也难以把握,使得高教印务公司被迫采用了协商选择的方式,确定年度物流供应商。

  2012年,高教印务公司装订产量16.5万令,自营图书物流617车次,以每车400件、每件约18公斤计算,全年共计自营图书物流24.68万件,折合约4442吨。如果继续沿用自营图书物流方式,包括车辆折旧、油、路桥、车辆修理、差旅等费用和人工工资,总计费用在80万元左右。而采用图书物流外包方式,按照公司长版活占比3/4,租用载重量30吨的车;短版活占比1/4,租用载重量8吨的车进行估算,总计图书物流外包费用为68.39万元。


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