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据统计，我国有大小印刷复制类企业18万家，其中规模以上印刷企业10万余家。印刷市场属于典型的自由竞争市场，也是属于典型的买方市场。由于各印刷企业在设备、技术、工艺等方面都大体相同，竞争趋于同质化，这导致印刷企业的市场竞争非常激烈。激烈竞争也摊薄了印刷企业的利润，大部分印刷业务都属于微利，印刷行业进入了微利时代。 对于大多数印刷企业而言，参与投标竞标获得印刷业务，逐渐成为承揽印刷业务，特别是政府和事业单位印刷业务的主要渠道。印刷企业参与投标包括很多重要环节，如在企业内部成立专门的投标领导机构、认真审阅招标方的招标文件与要求、组织撰写投标文件、参与现场投标等。其中，投标文件的准备是决定投标是否成功的关键，投标文件的好坏，直接决定了印刷企业是否能够中标。准备一份好的投标文件，需要注意以下几点： 
投标文件应与招标方式相适应 不同的招标方式对标书的要求不同。招标方在招标时会根据其招标主体、时间进度要求、采购对象、组织方便性等不同情况，采用不同的招标方式。一般可以采用的招标方式包括公开招标、选择性招标和谈判招标，典型的公开招标如政府采购的印刷业务，基本上采用公开招标方式。招标方在公开的政府采购网站、公开发行的报刊或者官方网站上公开发布招标公告，吸引对该项印刷业务有兴趣的诸多印刷企业购买招标资料进行投标。公开招标由于招标的范围广泛，竞争最激烈，对标书准备的要求最高。选择性招标又称邀标，是指招标人根据具体的印刷业务需求，在事先确定的供应商名单中选取招标方自己认为合适的投标人，对投标人发出投标邀请，在经过详细的投标资格预审后，再由他们组织投标方进行投标。选择性招标由于招标的范围有限，竞争较为激烈，对标书准备的要求较高。谈判招标也称为议标，它是指招标方事先根据一定标准选定投标方，并非公开地与投标方进行直接谈判，签署印刷业务合同的一种形式。谈判招标适用于印刷批量较小的印刷业务。这种招标方式对投标文件没有严格的规范性要求。表1是对三种不同招标方式的比较分析。 投标文件应严格回应招标要求 招标文件是招标方针对招标项目个性化制订的，体现了对所招标的印刷业务的具体要求。由于招标项目的具体要求不同，所以每一个招标项目的招标文件要求不尽相同。虽然招标项目的具体要求不同，但投标文件的基本格式却大体包括以下三个方面，一是商务部分，包括公司简介和公司相关资质等内容，例如财务报表和审计报告，这是必不可少的;二是技术部分，包括对印刷业务的基本描述、设计和印刷方案等相关的表格和资料;三是报价部分，包括投标报价说明，投标总价，主要材料价格表等。投标文件应该严格按照招标文件的要求，在以上三个方面给予直接和正面的回应，不可以凭印象制作投标文件，更不可以遗漏或者忽视招标文件的每一个具体要求。否则，投标文件可能在正式开标时，即被认定为无效投标文件，直接被判出局。如有的招标文件明确要求法人代表签字并加盖公章，但投标文件上只有法人代表签字，没有加盖公章，或者只加盖了公章，没有法人代表签字;有的招标文件明确要求投标单位到指定银行交纳投标保证金，但投标单位只是自带了支票或者现金;还有的招标方要求出具相关银行的资信证明，但投标方只是出具了各类获奖证书或者资质证书;诸如以上种种情况，都可能直接导致投标文件被判为无效。因此，在准备投标文件时，要仔细了解招标公告及文件中的每一项具体要求，并根据相关要求严格精心准备投标文件。
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