当前位置:主页 > 资讯 > 市场政策

数字化管理系统是印刷企业“十二五”期间发展的重点

时间:2010-12-15 08:35:17来源:科印网作者:郭志明
  按照新闻出版总署组织制定印刷业“十二五”发展规划的总体目标:到“十二五”期末,从印刷大国向印刷强国的转变取得重大进展,争取在新闻出版业中提前实现强国目标。在“十二五”期间,我国印刷业总产值增长速度与国民经济发展基本保持同步。建立和完善国家印刷示范基地,培育一批具有国际竞争力的龙头印刷企业。以中小学教科书、政府采购产品和食品药品包装为重点,大力推动绿色印刷。以数字印刷数字化工作流程CTP和数字化管理系统为重点,在全行业推广数字化技术的工作。

  一、数字化管理项目

  经过调查了解,当前中小印刷企业的存在问题是:

  1、印刷企业资源缺乏,包括资金资源,高素质的人力资源及管理经验的匮乏等;

  2、印刷企业的规模虽然很小,但是,具有全面的组织结构(包括总经理,副总经理,经理,主管,

  主任,业务员等)和全面的业务流程(包括采购、生产、工艺、质管、销售、财务、物流等);

  3、印刷企业生产的产品具有较强的专业性,企业的管理工作具有很强的行业管理要求;

  4、印刷企业的生产设备、工艺落后,信息系统不健全,有的部分信息系统形成典型的信息孤岛,

  不能充分发挥信息技术的效用等等。

  印刷企业有哪些数据需要用软件进行管理?印刷企业的内部数据笔者认为包括三部分即:报税数据、财务

  数据、生产业务数据。第一部分是报税数据,即企业向税务局报税的数据。目前市场上已经有软件公司推出了报税软件,报税软件可以管理企业报税的数据,为企业申报各种税款出具报表。第二部分是财务数据,即会计记账的数据。每个公司都有会计进行财务记账,如记账凭证、月末结账、编制会计报表等。市场上各种财务软件很多,因为有审计部门和财政部门制订的标准,所以财务软件实现的功能大多一致,只是界面和流程不同。第三部分是生产业务数据,即印刷企业产品印制中发生的数据。每天产生的所有业务.如进了多少油墨纸张辅料等、出了多少册/本/套书等、收入多少钱、支出多少钱、发生多少费用等等。由于印刷企业的产品涉及项目多和工艺的不断更新,比较繁杂,所以国内也没有一个统一的印刷工价标准,目前市场上出现的软件都是通过各自的专家对印刷企业业务的了解开发的,由于了解的深度与广度不同,所以什么样的软件都有。笔者了解认为ERP管理软件比较适合印刷企业。

  二、ERP数字化管理

  ERP作为一种数字化管理手段,已经引起越来越多的印刷界人士的重视。上世纪90年代国内印刷企业的一些有识之士在就做过企业信息化管理方面的尝试,现在重庆已经有不少的印刷企业或多或少采用计算机网络技术来辅助进行管理工作,例如报价、开施工单、库存管理、数据统计、财务核算等等,重庆远大印多公司是使用ERP软件作为一种数字化管理走在前沿的单位,并对软件有所改进;也有一小部分企业采用了相对完整和系统化的类似ERP/MRPII的管理系统。但从实际应用效果来看,很多企业更多体现在辅助办公方面,在管理改进方面的作用并不明显。其实ERP作为一种管理技术,是一种以集成的方式管理计划的技术,同其它任何一种技术手段一样,有其优势也有其局限性,绝对不是什么万金油或灵丹妙药。

  由于印刷企业对ERP的认识存在许多的误区。对ERP缺乏正确的认识,很多企业认为ERP的作用就是用电脑报价、开单子、作报表,为企业领导提供数据;ERP的实施就是软件公司根据企业的要求开发软件并培训相关人员使用。正是这种认识上的误区直接导致了项目目标和实施方法的偏离,从而导致项目的失败或效果不明显。

  ERP概念:ERP(EnterpriseResourcePlanning的缩写)译成中文就是企业资源规划。ERP的基本模块如BOM(物料清单)、MPS(主生产计划)、MRP(物料需求计划)等主要是基于标准制造业设计。从ERP的发展历程来看,其前身是MRPII,而MRPII是由MRP发展而来。因此ERP/MRPII的核心部分都是MRP,即物料需求计划。MRP即所谓的物料需求计划是一个处理过程而非结果,即物料需求计划是一个推导计划的运算过程,而不是一张计划表。从上面介绍可以理解,这个过程的输入是主生产计划、库存和物料清单(箭头指向MRP),输出结果为采购计划和生产计划(箭头从MRP指出)。因此MRP是一个帮助企业管理者管理计划的技术,处理问题的方式,我们可以看到通过MRP这一计划处理过程,把订单、产品、库存、采购、生产等计划内容联系在一起。因此,ERP是以联系的观念管理计划,或者称以集成的方式管理计划。

  三、ERP作为管理计划的技术在印刷业体现为管理流程的技术

  由于印刷业多品种、小批量的发展趋势以及越来越短的交货期,导致印刷企业制订生产计划的工作越来越困难。很多企业都处于所谓“计划没有变化快”的状态,于是交货延误、生产不能配套、在产品库存增加等现象给企业管理者增添了无尽的困扰。究其原因就在于缺乏一个好的管理工具帮助企业建立起可以满足动态变化需要的各生产环节步调一致的计划体系。

  值得注意的是有一种非常错误的认识,那就是印刷企业的计划无用论。其逻辑是,印刷企业制订的计划很快又要变掉,因此是否制订计划都无所谓。事实上计划的稳定性和权威性只是计划属性的一个方面,不应被绝对夸大。计划在另一方面还是变化的出发点。如果没有出发点,甚至于无法描述变化本身,因为变化是要通过从一个状态到另一个状态来描述。在实际工作中,拥有一个详尽的计划,当变化发生时才会应付得更加得心应手。

  ERP作为一种管理计划的技术在印刷业如何体现呢?先让我们来看计划的一个非常重要的属性--计划周期。计划周期是指两次计划之间的时间间隔,例如管理工作中有年计划、月计划、周计划、日计划等等。我们都知道,计划的制订需要上一次计划执行的信息反馈,因此信息反馈的周期直接决定计划周期。

  由于印刷业的生产计划周期非常短,日计划、甚至班次计划都很难得到严格执行。事实上印刷业需要的是一种动态的计划体系,计划的下达、反馈动态融合在一起,这时ERP需要处理的是动态的业务流程。因此,我们说对印刷业ERP体现为一种管理流程的技术。

  要实现ERP对流程的管理,管理系统必须延伸到每一个管理环节,直至管理的现场末稍,如生产机台、纸张库房等等,流程中的每一个环节都从ERP系统接收指令,同时在转发下一个环节或反馈上一个环节,而计划可以依靠这些实时的反馈信息动态变化。ERP的作用是告诉大家怎样做事情,而不是做完事情的记录。

  印刷企业的生产计划是一个体系,各个工作环节的计划是关联的而非独立的。不能建立集成的计划体系,势必造成你干你的,我干我的,很难协调一致。于是生产不配套、不能按期交货等势必难以避免。长此以往,生产效率降低、成本增加、客户满意度下降,从而影响企业在市场上的竞争力。因此印刷业需要的是以集成的方式管理流程。

  四、选择基于流程管理的成熟软件

  印刷企业实施ERP通常在于两方面的工作,一是选择适合的管理软件,二是采取正确的实施策略。

  首先,我们应该选择那一类软件呢。是看重报价或者成本核算之类的办公辅助功能,还是注重计划和流程?如果基于对ERP的正确认识,我们要选择的应该是以集成方式处理业务流程的软件。如何来识别软件是否基于对流程的处理?其实很简单,流程一定是很多个人(角色)来完成的,如果软件提供的功能大多是一个人可以完成的,如报价、统计核算之类以“算”为主的功能,就与流程无关;反之,软件中提供的大部分功能都是需要很多角色共同完成的,这样的软件就是基于流程了。当然,基于完整业务流程处理的软件要复杂得多,其价格也相对要高得多。

  很多企业时至今日依然认为管理是个性化的,根据自己的需求开发的软件最好,也最适合自己。事实上,印刷企业如果购买基于流程的管理软件,所获得的最有价值的部分不是软件,而是科学合理的业务流程。

  那么管理的个性化到底如何体现呢?管理的个性化体现在实施的层面上。真正的ERP系统有很强的适应性,可以适应企业不同的组织结构、业务流程和运营规则。例如“方正全略”在设计上是组织结构无关的,因此可以适合各种组织结构的企业使用,同时很多业务流程是可定义的,系统还提供了适应不同企业运营规则的几百个选项。同样的管理工具不同的企业使用方法不同,发挥的作用不同,个性化在ERP项目的实施层面得以体现。

  但是企业应该如何转型发展,ERP需要的流程是什么样子的,以及如何实现这种变革。即使购买了好的软件,单靠企业也很难实现这种变革。因此,企业不仅在软件环节上需要外力的帮助,在软件的应用环节,即流程变革环节同样需要外力的帮助。目前在国内还没有专门面向印刷企业提供业务流程类咨询服务的专业管理顾问公司,这也是目前国内印刷企业ERP应用情况不理想的重要原因之一。
  五、中小印刷企业是ERP软件发展的客户群

  据统计,全国年印刷总产值超过5000万元的印刷企业数量为l,818家,占全国1.79%;从业人员73.40万人,占全国l9.32%;总产值2,793.41亿元,占全国43.87%,利税总额269.63亿元,占全国的44.65%。全国各类中小印刷企业有99748家,占全国各类印刷企业总数的98.21%;从业人员304.91万人,占全国各类印刷企业从业人员总数80.60%;印刷总产值3574.32亿元,占全国各类印刷企业总产值56.13%;利税总额334.24亿元,占全国各类印刷企业利税总额55.35%。因此,中小印刷企业是使用ERP管理软件的主体,ERP管理软件必须面向中小印刷企业用户,也要考虑到中小印刷企业的现状。营销应注意以下六点:

  1、低价位。中小印刷企业不像大企业那样具备强大的经济实力,没有资金购买价格较高的软件产品,中小印刷企业购买软件的主要原因是为了提高工作效率,替代手工记账,方便实时查询,只有低价位才能让管理者愿意花钱购买。这样在软件设计上就要体现出能省钱就省钱的原则,所以必须采用免费的后台数据库,这样才能控制软件的成本,才能做到低价位。

  2、傻瓜化。中小印刷企业的员工进行电脑操作的水平普遍不高,有的只会打字,所以在购买软件的时候一定要考虑到这-点.在操作上一定要尽量做到图形化、傻瓜化、自动化。这样才能让管理者、操作者上手比较快,操作起来省事。在中小印刷企业,-般管理者使用查询统计功能,会计、出纳或业务人员录入各种单据功能。

  3、通用性。中小印刷企业管理软件要具备通用性。由于无论大型软件厂商还是小型软件公司,都很难同时做到深入了解和广泛了解印刷企业,在开发软件时的大多数功能架构是否具备通用性。在购买软件的时候要多咨询,做到深入了解和广泛了解管理软件的功能,它是否适用本企业。

  4、实用性。能让企业真止用起来,能替代企业大部分的手工记账工作,并且可以解决企业特殊的业务要求,这样的企业管理软件才具有实用性。也就是说必须要与企业的实际业务相符合,并且要能满足--些中小企业特殊的业务流程,简单地实现进销存的功能是不符合实用性的,也必然满足不了中小企业的实际业务需求。

  5、灵活性。中小印刷企业管理简单灵活,讲究效率。由于软件操作人员对电脑操作的熟练程度普遍不高,录入出错的情况很多,这就要求中小印刷企业管理软件必须具备很强的灵活性,要做到所有的录入错误都可以改正,当然要留“痕迹”。

  6、安全性。任何中小印刷企业都不可能把自己的数据放在别人的数据库里,只有把软件和数据库安装到中小企业自己的电脑上管理者才能安心,而且要具备不同的权限控制。有的是企业管理者自已录入所有单据,有的是管理者录入进货单(产品进货价一般只想自已掌握),业务人员录入销售单,有的是由财务人员和业务人员分开录入,所以中小企业管理软件应具备不同的权限控制,但不必像大企业采用的管理软件那样严格,需要层层审核:

  综上所述,中小印刷企业使用ERP管理软件,是帮助中小企业汲取行业较好的管理实践、提高企业整体管理水平、优化企业资源运作的角度出发,将成熟、标准的信息化、数字化管理模型引入到企业当中,提供了事前计划、事中控制、事后分析的全方位管理手段,减少消耗、降低成本、减少浪费,从而有效控制经营风险,创造企业效益。
推荐专题

展望数字包装发展

《2022年数字印刷在包装领域的增长报告》的...[详细]

2019科印游学

科印游学起始于2007年,经过十多年的资源积...[详细]

2019科印传媒活动

以会凝智,以展聚力。...[详细]

推荐