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黄良典:“21”原则铸就管理好习惯

时间:2010-01-25 15:33:38来源:L.T.Huang的博客作者:黄良典

  好习惯谈得再多,要养成才有用,怎么样才能养成好习惯呢?有两个诀窍,一个是时间,一个是工具。
  美国科学家研究,一个行为重复多次,会形成习惯,而一个习惯的养成,则至少应重复21天,例如小鸡的孵化就需要21天。下面的21个工具,是扎扎实实,经年累月,经过管理科学讨论而被认可的管理工具,善用这21项管理工具,连续执行21天,人人都可以培养改变自己命运、创造全新未来的成功好习惯。
  工具1:80/20法则——养成掌握关键点的好习惯
  职场上资源非常有限,就像买东西一样,口袋就那么深,没办法每一样都买,所以要学会把80%的资源,投注在影响效益最大的20%的人事物上。
  例如你是人资主管,就要把80%的资源,投注在20%的人才上;如果你是业务,自然要把80%的时间与精力,花在最关键的20%客户身上。
  工具2:执行力法则——养成知行合一的好习惯
  空喊口号,不如卷起袖子。对经理人,特别是管理者而言,凡事讲求执行力是最重要的习惯,因为无论策略多好,都要经过执行,才能知道各单位有没有问题,策略有没有偏差,以及如何去做调整。
  培养执行力的习惯,每件事都注意三个重点:
  A.有策略性思考的习惯,不需要长篇大论谈想法,只要用简单的一句话,清楚表达目标。
  B.每件事都慎选执行者,看他的工作能力,热情还有学习力,人找对了,执行力就成功了一半。
  C.要执行的工作细节能一一展开,环环相扣,执行力才会彻底。
  工具3:SWEET原则——养成不迟到的好习惯
  针对不迟到最有效的习惯之一,也就是“暂停其他活动的时间”(Stop Working on Everything Else Time,SWEET),也就是设定到达的时间,然后往前移出“关键时间”。例如你八点半要上班,车程距离要一个小时,洗脸刷牙穿衣要30分钟,吃早餐要15分钟,往前推移,再多加个五分钟弹性时间,那么六点四十分就是“关键时间”。
  如果你在“关键时间”没有从床上跳起来,即使多待一分钟,就会迟到,这就是SWEET原则。
  工具4:鱼骨图分析——养成逻辑思考的好习惯
  工作者在思考事情的时候,往往因为天马行空或者资讯太庞杂,导致计划不知该怎么做起,这时候可以简单地运用鱼骨图分析,它是一种发现问题“根本原因”的方法,原本用于质量管理。
  鱼“骨”不宜太多根,最好掌握333原则,先找出三个大方向,每个方向再往下分三个方案或是三个做法的关键,依此类推(如果可能的话,尽量往下推三个层次),就能整理出有脉络的架构。
  工具5:PDCA流程管理——养成每件事都做流程管理的好习惯
  常常抱怨事情做不完,觉得绩效不彰,工作程序太复杂,PDCA是一项帮助简化、改善问题的工作流程,在做每一件的时候,都先拟定计划(Plan)、实际执行(Do)、做完之后要检核(Check)、最后要有修正的行动(Action),无论是小行销案、大专案,养成这四个步骤的习惯,可以让事情做的更精准,让绩效有效提升。
  工具6:矩阵图priority管理——养成按轻重缓急做事的好习惯
  职场上每天都有做不完的大小事,如果只是呆呆地一件一件做,常发生做的要死要活还被老板念的惨事,最好的方法,就是分清楚事情的轻重缓急。应该要先做最重要又非常紧急的事情,值得注意的是,小心“重要但不紧急”的事,一下变成“重要又紧急”的事!
  工具7:SMART聪明的目标——养成凡事订立目标的好习惯
  心里想要完成某个工作,却迟迟无法达成,这是因为没有建立明确的目标与计划,在没有时间压力的状况下,常常只是放在脑海中想一想。
  如果想要落实执行力,可以运用“SMART聪明的目标”,也就是凡事订立目标,而这个目标是:1.特定的目标(Specific);2.可测量的(Measurable);3.可达成的(Achievable);4.结果导向(Result-Oriented);5.在时限内要完成(Time-Bound)。
  工具8:90/10定律——培养高EQ的好习惯
  生命中所有事物的结果,有10%是际遇所组成的,但是有90%是你的反应所决定。例如你早晨起床被女儿泼了一身咖啡,你可能把女儿臭骂一顿,接着跟太太吵架,然后怒气冲冲地上班,然后影响整天与同事的相处。但你也可以选择安慰女孩说:“没关系”,照样心平气和地展开顺利的一天。
  被泼一身咖啡就是那10%你无法掌握的际遇,但是后面90%的反应却取决于自己。冲动前先想想90/10定律,影响一天工作顺不顺心的关键,不在咖啡、不在女儿,而在于你自己。
  工具9:行事历——养成记录的好习惯
  有人说时间像金钱,因此培养使用行事历的习惯,就像为时间记账一样。也许你认为自己不是大人物,不需要有行程的观念,但时间往往就因为这样无端流逝。使用行事历不需要真正多了不起的事情,只要预估处理时间会花上30分钟,就可以成为一个“行程”。
  现在市面上有许多免费行事历软体可以使用,例如Google行事历,就是以30分钟为单位,而且能够查询过去的记录,一方面让人有限时完成的压力,另外一方面也可以查询过去的时间究竟花在哪些事情上,对时间管理非常有帮助。
  工具10:养用激励——养成激励部属的好习惯
  奖励与控管是一体两面的,称职的主管不但要做好管理,也要培养适时激励部属的习惯,好的奖励可以激起部属士气,主管除了想惩罚员工没有做该做的事,更要想办法激励员工做更多更有用的事。
  激励有两种工具,一种是物质的(奖金、红利),另一种是更聪明的精神式激励技巧,例如举办内部竞赛,用比赛激起员工的荣誉心,也有鼓励员工突破瓶颈的效果。
  工具11:Google阅读器——养成阅读的好习惯
  在现代职场中,知识的汲取能力已经成为一门基本功夫,工作者不但要懂专业,还要时时刻刻吸收其他领域的相关知识,因为你得走入人群,建立人脉关系,大家谈论的知识,多少要有参与感。
  培养阅读习惯要看几本书、几份报纸呢?其实可以善用科技工具。例如Google的阅读器,可以依照新闻、图画、博客、广播等建立个人阅读资料库,而且随时线上动态更新,你随时可以掌握到最需要的第一手知识,养成阅读的好习惯。
  工具12:360度回馈——培养重视人际关系的好习惯
  360度回馈是行之有年的绩效评量工具,讲求工作者的绩效评量应该来自于四个方面的回馈:上司、部属、同事、合作伙伴,如此才能360度面面俱到测量出工作者的实际绩效。
  但我们也可以运用360度回馈来做为检视人际关系的指标,工作者不能等到要打考绩的时候,才与人为善。

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