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潘晓东:四大“落实”打造精细化管理

时间:2010-03-22 14:17:35来源:科印网作者:潘晓东

  何谓管理?《现代汉语词典》给出的答案是:“负责某项工作使顺利进行。”何谓精细管理?《现代汉语词典》没有这一词条,只是对精细两字给出“精密细致”的释义。被称为百科全书的《辞海》中也没有这个词条。但在百度网上到有很多关于精细管理的心得体会。据我所知,精细管理这一提法来自于日本,它的本意是:不仅是要通过正常管理,让“某项工作使顺利进行”,而且应该精益求精,“精密细致”地让“某项工作使顺利进行”。
  大工业时代,产品制造进入了相互协作的阶段,印刷也不例外,完成一份产品,需要印前、印刷、印后多环节的配合,任何一个环节出问题都有可能导致前功尽弃。管理,就是针对协作过程中暴露出的问题进行管教和梳理。所谓精细管理,当然就是要把工作做得更缜密、更周全。
  那么,精细管理的目的是什么?应该是通过精细管理,创造出最好的产品,创造出最佳的经济效益。在竞争加剧的今天,唯有优异的产品才能赢得市场,保证企业的生存与向前发展。
  现时我国印刷企业的实际情况是:中小型企业居多,管理工作在一部分单位抓得十分到位。用客户的话说:任务发到这些单位,不用客户操心,必定能够做到按期、保质、保量交付。在另一部分单位,加强管理更多的可能也就是挂在领导嘴上的口号,在落实上做得很不够。同样用客户的话说:任务发到这些单位,心中难以踏实,必须经常关注,至于保质、保量、按期交货的要求,做得时好时坏。两相对照,显然客户更愿意把任务发到管理工作抓得好的单位,因此,前者的任务饱满,设备利用率高,经济效益也理所当然地要比后者来得好。
  在印刷生产能力远大于市场需求的情况下,在强调印刷是介于二、三产之间的现代加工服务型产业的时候,强调精细管理是一项与业务量、与企业的经济效益密切相关、十分重要的工作,做好这项工作的关键在于狠抓落实,不仅是“想到”、“说到”,更重要的是在于不折不扣地“做到”。就管理而言,没有也不可能有其它的什么捷径。
  一、切实把精细管理落实在制度中
  制度是什么?制度就是“要求大家共同遵守的办事规则或行动准则。”就是把经过实践,证明为有效的东西通过文件的形式将之固定下来,坚持去做。
  企业要做好精细管理工作,十分重要的就是要把此项工作落实在制度上,把按规程管理成为一项带有约束力的东西。
  雅昌企业集团是国内一家以艺术家为重点服务对象的印刷企业,公司从印前制作起家,至今也仅有15年的时间。为了让印刷更好地为客户服务,他们在印前向印刷做延伸之初就邀请国外的技术专家参与管理,并且在实践中形成并制定了一系列的规章制度,要求有志于在“雅昌”工作的员工严格地按制度办事。这对他们不断提升产品质量,在不太长的时间里奠定下企业在中国印刷界的地位有着十分重要的作用。
  我们都知道,采用酒精润版的印刷机对润版液、水、酒精的配比有一定的要求,酸性偏大或碱性偏大对印刷品质量都会带来影响。在雅昌公司就规定,每天开机前必须测定水箱的PH值浓度,以此确定是继续向里注水还是加酒精。此举确保了生产过程中的水墨平衡达到最佳。
  再比如:牙排关系到纸张的咬合与传递,雅昌公司规定,每半年要做一次印刷机牙排的平整,然后对调试后的设备进行测试。进入他们的车间,你可以看到相应的调试样张挂在印刷机边,上面签署着印样的调试时间。这显然对保证印品质量会有帮助。但这样的举措又在多少家印刷企业形成为制度,并且在日常工作中加以落实和坚持呢?
  在北京华联印刷公司的机台边,你也可以看到企业为机长及其他操作者制定的工作须知。上面清楚地告诉你,作为一名印刷机的机长或者二手,你的职责是什么?生产过程中操作次序依次又是什么?这样的规定对缺乏足够经验的操作工人、对人员变动相对较多的印刷企业显然都有帮助。制度在帮助生产者把关。
  正是这些制度促进企业从传统的粗放型管理走向精细管理,把生产过程中应该考虑到的细节都一一加以规范,如此也自然保证与提升了产品的质量。
  二、切实把精细管理落实在执行中
  有了制度,关键还是在于落实、执行。因为,精细管理要求把制定的制度落实在实际工作中。落实了,制度就发挥了作用,不落实,制度还是一纸空文。
  细细分析一些样板企业:凡是精细管理工作做得好的企业,关键是他们的制度落实到位,只要企业有制度,就会要求员工切实履行,最终,产品质量自然也高。反之,精细管理工作做得不够好的单位,往往是有章不循或无章可循。必须指出的是:有章不循比无章可依问题更严重。因为,没有制度可以根据管理的需要去着手建立,但有章不循就意味着制度对员工失去了约束力,放任员工由着自己的性子处事,管理失去了规范、指挥失去了权威,显然不可能搞好工作。
  现时,国内有些企业就是把制度当摆设。他们完成了ISO9000的认证,但认证工作完成了,似乎产品质量也就自然得到提升了,管理工作也告一个段落了。他们抓管理是为了让认证工作过关,取得进入市场的敲门砖,根本没有意识到,抓质量是企业自身的内在要求,是保证企业具有市场竞争力的需要。其实,ISO9000认证是一项改传统事后检查为过程中加强管理的工作,质量管理理念与传统完全不同。认证是手段,不是目的,认证通过以后,重要的是不折不扣地按章办事,而不是将相关规定束之高阁。当然,对此认证单位也有责任,因为他们把认证工作看成了单纯的赢利行为,或出于收益、或碍于当事人的面子,对接受审核的单位缺乏严格要求,只提一些不会影响企业获得证书的边缘问题,故意回避企业内实际存在的要害问题,这样做的结果,只能是证书含金量的降低和精细管理工作的实际落空。
  在5S管理上也是如此。一些企业热衷于汲取最新的市场管理理念,希望走在行业发展的前列,赢得客户的尊重。但对企业而言,更重要的是切实把已有的规章制度落实到位。在没有管理基础的情况下,在员工没有把企业当作衣食父母加以自我约束的情况下,在管理上贪多求新还不如切实地抓好现有制度的执行,宁可少些,但执行一定得到位。
  三、切实把精细管理落实在检查中
  人是有惰性的,强调精细管理就要强调检查,以日常持久的检查来保证制度的执行。
  承担检查工作的员工,是监督制度执行情况的担当者,从某一角度看问题,也可以说他们是站在制度执行人的对立面。因此,负责这项工作的人应该刚正不阿,应该敢于批评不按规章办事的人,应该坚持原则,应该具有权威性。当然承担检查工作的对象自己也应该不断地学习,了解市场的发展要求,了解设备的技术性能。在工作中不是简单地以势压人,而是以理服人,能够帮助别人找出产生问题的原因,帮助当事人在今后的工作中避免再犯类似的错误。
  检查,既是为了监督制度的执行,也是为了发现制度之外存在的问题。制度总是产生在问题之后,是根据存在问题制定出的相应解决办法,它是经验的总结。因此,在检查制度执行情况的过程中肯定会发现一些现有制度所没有涵盖的问题,一名素质优秀的检查员应该善于总结工作中发现的问题,提醒有关方面制定新的制度,解决一些带有普遍性的新的问题,减少企业的损失。
  四、切实把精细管理落实在奖惩中
  精细管理说到底就是落实管理责任,将管理责任具体化、明确化。它要求每一个管理者都要到位、尽职,第一次就把工作做到位,工作要日清日结,每天都要对当天的情况进行检查,发现问题及时纠正、及时处理。
  既然精细管理强调责任、强调检查,那么自然也得强调奖惩。毫无疑问,无论是奖励还是惩罚都不是目的,它是加深当事人对问题认识的一种手段。
  奖励给人以荣誉感,表达了企业提倡什么。你为企业添砖加瓦,理应得到企业的表彰并获得相应的物质或精神鼓励。
  在奖惩问题上现在存在着两种应该加以注意的情况:
  一是小企业的经营者缺乏长远目光,在企业获利以后容易遗弃职工的利益。
  美国著名的管理学者德鲁克把人看作是企业的“一项真正的资源”,强调“管理就是充分开发人力资源以做好工作”,他还说:“企业的价值体现为其存在对社会的意义。要衡量企业的价值,就要看员工是否为自己在这里工作而感到自豪,并充满热忱。”作为经营者,一定要注重调动员工的积极性,做到工作时有员工为企业效力,在利益分配时经营者同样主动考虑到员工,不忘他们的利益。在古代尚且有“士为知己者死”的说法,在今天企业主更应该尊重员工、善待员工,严格管理与善待员工两者是相辅相成的。在企业获利时经营者忘却了职工利益,只能是挫伤员工的生产积极性,最终受影响的还是企业。
  二是除了实实在在的物质奖励以外,依然应该重视精神激励的作用。
  精神激励是计划经济时代常用的一种方法。毛主席就说过:“人是需要一点精神的”。人,生活在现实世界中,当然需要经济的支撑,但人同样有精神的需要,这是人身价值的实现,也是马斯洛(MASLOW)需求层次论中的最高境界。我在上海中华印刷公司工作的时候,身边聚集着一批有志发展印刷的志士能人,他们的收入谈不上高,但大家聚在一起为振兴民族印刷工业服务,得到领导的尊重,社会的认可,获得相应的荣誉,心情十分舒畅,做纯粹的金钱奴隶可能很难有这种感受。
  惩罚,更多的是利用坏榜样去教育其他对象,让别人懂得执行制度的严肃性。在日常工作中,对错误现象的姑息,就是对认真执行制度对象的打击,在这方面决计容不得半点仁慈迁就。精细管理需要奖惩做后盾。
  管理并不直接创造利润,但是管理能够帮助企业提高经济效益。在印刷进入微利时代以后,我们除了要思考商业模式创新与资本模式创新以外,我们还是应该继续在管理上下功夫,套用日本人的一句话,就是要从干毛巾中绞出水来,加强管理依然是提高企业经济效益的有效手段。
  强调加强制度建设、强调不折不扣地执行制度、强调做好检查督促工作、强调严格奖惩是保证精细管理落实到位的有效方法。最为重要的,不在乎说,而在乎做,一个实际行动胜过成百上千个空洞的口号。


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