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如何编写标准化体系文件(转载)

时间:2011-12-29来源:天涯博客作者:葛秀东

  今天偶见一同事撰写的《如何编写标准化文件》觉得值得推荐给大家一看!色彩管理

  如何编写标准化体系文件 (作者:吴建标)印刷商巡礼

  既然谈到标准和标准化问题数码印刷,那么我们就先来看一下什么叫“标准”?什么叫“标准化”?据“GB/T 15496-2003 企业标准体系要求”的国家标准定义是这样的:“标准是为在一定的范围内获得最佳秩序,经协商一致制定并由公认机构批准,共同使用的和重复使用的一种规范性文件;而标准化则是为在一定范围内获得最佳秩序,对现实问题或潜在问题制定共同使用和重复使用的条款的活动。”从这个定义上,我们不难理解打样,标准就是“一种可重复使用的规范性文件”,而标准化则是为确定这种规范性文件的“一个活动”。那么我们要如何形成标准?如何编写或修订文件?修订时又需注意些什么呢?书刊印刷

  作为标准,它必需具备几种主要特性,也就是标准的适宜性、有效性、可操作性和可重复使用性,只有这样才能真正实现“说、写、做”的统一。为此数码印刷,大体上可从四个方面展开。柯达

  一、实践中来,实践中去,标准出台平版印刷

  标准从无到有、从有到完善是一个不断积累沉淀的过程,其呈现方式大都是通过书面化进行编写,将各操作方式、业务流程不管好坏或优劣均得以显现太阳化学,再去粗取精,将好的、可操作的经验技术形成标准、作业指导书或标准书,再回到各作业现场或环节指导操作。且标准的产生也是因为有需求才得以实现的,正如大家饿了就想到要吃饭,困了就想到要睡觉一样。前两天拼版,因工作的需要,到生产车间去了几趟,看到的是车间内半成品、成品堆的到处都是,生产人员忙乱不堪。总能听到管理人员催促这个、寻找那个,忙的不亦乐乎!恨不得什么事都亲力亲为印刷市场,还时常有新手弄点问题出来,忙上加忙、乱上加乱。并且在质保部门的数据统计中也显示,交期延误、生产做错的质量问题频繁发生,这些问题的出现除管理原因外,关键还是没有可行的标准指导或执行所致陕西北人,因而完善标准并落实执行是缓解生产无序的有效途径。油墨

  二、规范标准,明确操作,有序最快按需印刷

  标准作为依据或指导性工具,应简洁明了、目的明确、职责分明和条理清晰。而不是写文章,长篇大论活动,光打雷不下雨,甚或各层次文件还出现欲知后事如何、且听下回分解的味道,层层引用、没完没了,结果是转了一大圈还没有找到想要的。其实编写标准并不复杂,也不深奥书评,只要讲明谁做什么?怎么做?流程怎么走?需要什么资源支持?其相应的工具是什么?或要求是什么?也就十之八、九了。再者标准文件所表述的意思还需通俗易懂,特定术语需统一定义。举个不是很贴切的例子,如:电视、冰箱等归类为家用电器,那么当大家说到家用电器时,就能明了其所指?而无需大动干戈的去查什么叫“家用电器”失业,其意思一目了然。认证

  三、统一格式,固化模版,标准先行政策法规

  标准化文件格式其实就是人为规定的一个统一模版,让大家都形成统一操作,各种组织可根据自身的情况任选一种格式或模版实行。就如同书本一样数码印刷,先有封面书名、作者、出版社,再有前言、目录、正文,接而有后记、封底和一些专家的提字之类的。据“GB/T 1.1-2000 标准化工作导则”的国家标准规定,标准文件的结构一般包括这么六部分:一是资料性概述要素(封面、目次、前言、引言);二是规范性一般要素(名称、范围、规范性引用文件);三是规范性技术要素(术语和定义、符号或缩略语、要求、规范性附录);四是资料性补充要素(资料性附录);五是规范性技术要素(规范性附录);六是资料性补充要素(参考文献、索引)。而目前公司使用的则是经调整后的标准格式,主要分为封面、前言、文件名称、范围、规范性引用文件、术语和定义、职责、程序(即要求)、记录和附录等十个部分。其中关键的三大部分是“职责”、“程序”和“附录”人民币,文件是否有效可行、可操作、可重复使用均在这三个环节得以体现。烟草包装

  四、主次分明,重心不移,标准可行胶印

  既然标准作为依据、准绳和指导,那么他必需紧紧围绕这个中心来进行编写,要真正明确谁做什么?怎么做?需要什么样的工具与资源?也就是上面提到的“职责”、“程序”和“附录”三大关键部分。这三部分也是文件编写时最核心的环节纸箱纸盒,因此需由全面了解该业务流程和具体操作的人员组织编写,而不是让一些根本不了解、不熟悉业务流程,不知道怎么操作的人员实施编写或修改,否则其文件的有效性与可操作性不言自明。正如三月上旬各部门提交的修改文件一样,通过审查符合要求的寥寥无几扫描,均需返回重修。再者文件编写时的内容不应杂乱无序、含糊不清、文不对题。否则就会像本次文件修订人员遇到的问题一样,说:“这个文件我都从头看到尾了,可还是不明了他规定了些什么,职责不像职责,程序不像程序个性化印刷,制度又不像制度,无从下手”。有介于此,在文件编写时,还要不为原有的不合理条款束服,身陷泥塘而不可自拔。一般可通过“大标题套小标题”的方式对正文部分进行归类表述印前工艺,让看文件的人一目了然,简洁明了,一是一来二是二。收纸

  最后想说的是,写本文的目的不是想说当前的问题有多糟糕,也不是想说谁对谁错、谁优谁劣其他,更不是想借此发发牢骚,而是希望能通过本文,让大家多一点对体系文件修订与标准化方面的了解,进而结合部门的实际情况,沉淀经验、优化标准、指导工作、精益管理。活动


葛秀东专栏

总访问量:62403 更新时间:2016-08-22 09:52:23

现任职务:山东昊宇科技股份有限公司董事长特别助理/山东昊龙包装有限公司管理顾问
教育背景:哈尔滨计量学院工企自动化专业
工作背景:华安工业集团公司(黑龙江),合兴包装有限公司(厦门 ),生产部经理、品质管理部经理、业务部经理、管理者代表;东经控股集团有限公司(温州),副总经理助理兼品质部经理、制造中心总监;嘉华纸品有限公司(山东),营运总监;雄峰包装有限公司(山东)总经理;群力包装公司总经理;浙江兴隆包装有限公司管理顾问。
主要特长:生产管理、品质管理、销售管理、经营管理
特别擅长:纸箱企业管理实战、纸箱成本管理
学术成果:在《中国包装报》发表四十多篇文章,在《全球瓦楞工业》杂志发表十几篇文章,在《印务资讯》杂志连载数篇文章,自2006年起多次在国际瓦楞展会、全国纸箱联谊会上发表关于纸箱企业管理方面的演讲.自2012年起不再任企业总经理,先后担任数家纸箱生产企业常年管理顾问,为企业的发展及效益取得了较大的进步做出贡献。

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