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在企业，经常需要向领导汇报或是与不同部门沟通。这些汇报可能包含研究结果，经营成果，或好的提案等等。通常我们看到的报告，是长篇大论或是像书一样厚的报告文件。
为沟通构想，撰写充满技术性说明、行业专有名词、资料表格的冗长报告是最花费时间且难以让人了解的方法。
但是以效率与速度闻名的日本丰田汽车公司对于沟通汇报的方式却有其独到之处。即利用视觉的方法——一张图表胜过千言万语。基于人为视觉导向的事实，丰田的新进员工必须学习如何尽可能以更少文字，并佐以视觉辅助的沟通方法，因此要求以A3格式（11英吋×17英吋）的一页纸陈述作复杂决策所需要的所有资讯。就是希望在复杂决策过程中以更有效率的流程以达成共识。
丰田公司非常严格限制经理人与同仁长篇大论，必须以A3格式的一张纸呈现所有的资讯。为何订定A3格式呢？因为这是传真机所能接受的最大规格纸张。这页A3报告可不是一份简单的备忘录，而是一流程的完整报告文件，例如一份解决问题的A3文件必须简洁地说明问题，记录目前情况，确定造成问题的根本原因，说明各种可能的解决方法，说明建议选择的解决方法，再加上成本分析。
过去数年，丰田进一步要求所有同仁改用A4格式（81/2英吋×11英吋），理由是“少即是多”。
A3格式报告融入了丰田解决问题的流程，而这种解决问题流程系以“戴明循环”（Deming Cycle）为基础。品质大师戴明博士指出，良好的解决问题流程应该包含规划、执行、检查、行动（Plan-Do-Check-Act, PDCA）等四要素。当然也可以包含Six Sigma的五大步骤（DMAIC）：D-Define定义，M-Measure测量，A-Analyze分析，I-Improve改善，C-Control控制。
<表一>（附后）列举丰田技术中心在1996年的一份A3格式报告，这是周延分析如何在小笔采购中使用采购卡以避免冗长且耗费成本的核准流程后，所得出和最终报告。
跨部门采购团队及团队领导者在被指派研究此问题后，提出了这份A3格式报告。他们知道，若自行进行研究，并得出冗长的报告与执行摘要，他们的构想会遭到排斥，他们提出的解决方法也可能不会被实行。因此在整个过程中，他们邀请所有可能会受到此决策影响者参与，不只是采购部门。诸如此类可能受到新采购制度影响者在这项计划的研议过程中都在不同阶段看到A3格式报告，并提出他们的意见，以作为修正报告的参考。因此，尽管寻求共识是一个麻烦的过程，但是，以A3格式报告陈述所有不同意见、情境、数字的沟通方式却能使这个寻求共识的过程速度加快。
<表二>说明A3格式报告如何融入PDCA。A3报告在规划之前，先彻底了解现状、价值、期望、政策、采行现有制度的理由等等。有了这些深入了解作为基础后，便能展开戴明循环的步骤：规划、执行、检查、行动。
检查与行动非常重要，往往在解决问题的过程中被忽略。留意表一采购卡报告中的执行时程表，先是执行为期约三个月的先导计划、稽核与分析（检查），并对稽核结果提出报告，其中包括对发现的所有问题提出对策，然后才在整个公司实行此制度。在一切步入正轨后，持续改善的流程也展开，并超越上述报告中的时程表，持续运作此制度。
在经过几个月的研究，并非常辛苦地撰写与修改A3格式报告以使其只包含重要且可一目了然的资讯后，此团队把这份报告呈送给决策者以作出最终决定，此计划的最终决策者是丰田技术中心的总裁所主持的主管委员会。这个议程其实只花了五分钟。
以A3格式报告沟通作为解决问题的纪律方法，其好处之一是使丰田公司的会议变得非常有效率。
达成有效率的会议的先决条件包括：
1.在召开会议之前，必须有明确的会议目的：有时候，从会议议程上就可看出此会议是否有明确目的，但是，议程必须非常专注于明确且可达成的任务。
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