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企业是社会的经济细胞，追求利润是企业经营的目的。做好回款管理则是印刷企业经营绩效实现的关键一环和终极目标，也是内外风险规避的关键环节。 回款管理决不是在有关票据转到财务部门时才想到的问题，更不是发生回款问题时才想到的问题，而是一单业务刚刚开始发生的时候就应该想到的问题。回款管理必须先期介入，并与业务发生过程相始终、与营销部门客户管理相始终。 由于工作重心的不同，在客户管理中，营销部门、生产部门、财务部门、信用管理部门等专业管理部门关注视角各有侧重，但作为企业经营者，在建立客户管理系统中，必须始终坚定并主导一个信念：赔本的买卖不做！当然，对于什么算赔本，要有一个全面的认识，这里暂不作讨论。 为了最大限度防范和规避客户管理中的回款管理风险，必须建立完整有效、及时更新的客户档案，信用评估和跟踪记录，形成全程回款管理机制。主要包括以下环节： 强化事前控制。从订单签约到产品交付，从初识新客户到维护老客户，相关环节都必须及时全面了解客户的最新资信情况，签单前要选择信用良好的客户进行交易，订单生产的任一过程中，如发现客户信用发生不利因素，要及时互相通报信息，共同研究对策，以最大限度地避免或减少企业损失。在此过程中，主要需把好四个关口：一是客户资信基本信息审核关。审查内容可以概括为“5W”，即who（人员素质，销售业绩，社会关系）；where（地理位置，物流配送情况）；when（入业的时间，何时开始合作，有否有合作经历）；what（信用档案，有无不良纪录）；why（关键点，为什么要合作，合作原因，合作动机，合作前景）。二是客户授信等级评估定级关。根据客户资信基本信息，以及以往合作历史（老客户），给予恰当分类定级。如A类老客户，回款2个月内的，可不预收款；B类老客户，回款5个月内（预收部分款项）；C类老客户，回款8个月内（必须预付大部分款项）；D类老客户，回款时间相当长，不可靠（必须预收大部分款项，并在交付时货款两清）；E类，新客户，因为尚无与本企业交往的信用记录，必须比照D类老客户进行管理，在今后可视交往信用情况给予评定适当的授信等级。三是合同审核关。无论新老客户，签约前都必须由有关部门对合同各项条款逐一进行认真审查核对，合同的每一项内容，都有可能成为日后产生信用问题时的凭证，合同是解决应收账款追收的关键依据，不能有丝毫马虎。在合同中必须明确的主要内容有：交易条件，如：加工产品名称、成品开本规格、加工材料（如纸张）类型、规格，加工方式、数量、交付期限、价格、付款方式、付款日期、运输情况、验收标准等；双方的权利义务和违约责任；合同有效期限；签订时间和经办人签名加盖合同专用章或企业印章（避免使用个人行为的私章、单一的签字或其它代用章等，以最大限度防范合同欺诈）；电话订单（包括追加印数），必须有传真件、电子邮件、手机短信等作为凭证，尤其是作为凭证的电子文件要妥加保管。合同的签订必须经过相关部门审核确认无误后才可以盖章。 严格事中监控。从产品交付到货款回收，是回款管理中预防欠款的关键期，除货款两清的客户外，对其余客户，一旦交付完成，就必须启动监控程序，根据不同的信用等级实施不同的收账策略，在欠款形成的早期就进行适度催收，同时注意维持与客户的良好合作关系。财务、营销、生产、信用等相关部门要形成定期的对账制度，防止管理脱节而造成账目混乱、互相推诿、责任不清；详细记录每一个订单的每一笔款项的回收情况，经常进行账龄分析，预防呆、死账的形成。期间要特别注意预警管理，对每一欠款客户，在会计年度终结时，或客户主要经营人发生变化时，都必须取得欠款人对所欠款的书面认可与确认；任何一笔应收款，在追诉期到期前6个月时，必须报告企业主管，必要时启动法律催讨程序。 盯紧事后控制。从欠款形成，就已经进入一个或追收成功，或形成呆、死账，随时都可能面临风险的艰难过程。如果盯得稍有不紧，都可能错失追讨良机。首先要针对拖欠账款的具体情形，采用多种方法清讨。对已发生的应收账款，可按其账龄和收取的难易程度，逐一分类排序，找出拖欠原因，明确落实催讨责任；对确属资金周转困难的客户，可订立还款计划，限期清欠，如超过期限，则马上采取行动追讨。其次要总量控制，分级管理。财务部门负责应收账款的计划、控制和考核；营销人员要对应收账款负直接责任，企业对营销人员必须考核收现指标，客户以实物顶债等，通常会给企业带来一定损失，营销人员不能再行提成，如损失较大时，还应考虑在分清责任的情况下由营销责任人员承担一定损失。 建立合理的信用风险管理体系。一要理清企业信用管理和风险控制的授权关系。要设立专门履行信用管理职能的部门，至少应该明确信用管理协调机构，以便对信用决策权力进行合理运用和控制。二要合理分工各业务部门的风险管理职责。信用风险是一个综合性的风险，它与信息风险、市场风险、客户风险、管理决策风险、财务风险等紧密相关，只有各相关职能部门分工明确、合理，各负其责，各尽其责，才能达到有效的风险预测和控制目的。三要彻底改变信用风险的控制方式。单纯依靠业务部门内部管理或财务部门的外部控制都不能很好地满足赊销（这是印刷业几乎难以摆脱的经营方式之一）风险控制的要求，以信用政策的制定和执行为主，以内部管理与外部控制相结合，实行严格的授信管理制度为抓手，从总体上进行综合防范。 四要改进信用风险管理的绩效考核。在合理分工的基础上制定一整套科学的考核指标体系，针对营销、生产、财务、信用管理等不同部门，分别确定考核的重点指标，使绩效考核真正起到作用。 用好ERP管理系统，最大限度防范和规避客户管理中的回款管理风险。即便尚未实施ERP管理系统的印刷企业，也应借助计算机、网络等现代化手段，设立专职人员，定期在数据库中输入或刷新客户信息，并借助现代化管理手段，改进营销与回款管理流程，防范印刷赊销风险。一是建立并改进客户开发与管理业务流程。通过对客户开发信息的搜集与管理、客户评价与选择、客户风险评估等业务的专业化管理和客户价值分析，识别和防范高风险客户，选择与重点培育真正有价值的客户。二是建立并改进订单受理与审批业务流程。通过对业务员接受客户订单的业务进行规范化指导和约束，提高订单的质量；通过独立的信用评审程序，理顺信用授权关系，提高业务审批效率，使赊销处于有计划、可控之中。三是建立并改进交付控制与收款监督的业务流程。印刷企业的产品交付环节往往出现的问题较多，处理不好会给整个回款管理业务流程带来影响。要对产品交付条件和程序进行流程化管理，理顺各岗位和业务间的关系，提高经营的安全性。四是建立账款回收业务流程。通过流程化管理，分清收账和监控职责，明确账款催收程序和方法，使业务人员切实意识到每一笔订单在完成回款之前，对企业来说仅仅意味着成本。五是建立并改进售后服务与纠纷处理业务流程。在印刷业务中，往往由于产品质量、交付周期、缺数等问题，给收款带来影响，这些纠纷如能及时圆满解决，必将有助于结款的顺利进行。六是建立并改进欠款追收与债权处理业务流程。时间是债务人的保护伞，越早催收，就能越减少损失。对于长期拖欠的账款，采取专业化的债权处理方式，不仅能减少应收账款的风险损失，也能提高回款业务流程的效率。 |
