朱字典:如何选型适合印刷业的ERP

时间:2009-01-01 12:10:02来源:科印传媒《印刷技术》作者:朱字典
  众所周知,印刷业已经进入了微利时代。在2000年前后的印刷业发展阶段,只要多买设备,就能增加利润;但在微利时代,单靠增加设备和活量就能增加利润的做法已经行不通了,需要精细化管理。这对印刷厂的管理能力提出了较高的要求。新《劳动法》出台以后,公司的用人成本和风险都大大增加,对印刷业这个劳动密集型行业来说影响更大。在这种形势下,靠信息化建设加强管理,靠信息化管理提高效率、降低成本、增加利润逐渐成为大势所趋,亦成为业界共识。

  我们应该对ERP抱有什么期望
  笔者从业多年,与很多印刷厂沟通过,印刷厂对ERP的期望有很大不同。有些只希望把生产单据管好就可以了,有些希望建立对各部门数据的规范管理,有些希望借助ERP减少工作量,有些希望能借自动化减少差错。概括起来,印刷厂对ERP的期望应该主要在以下4个层次。
  1.采集数据

 

  传统管理方式下,印刷厂各部门的数据都保存在纸质单据上,如业务部的订单、生产部的生产单、采购部的采购单、库房的入/出库单等。用了ERP之后,这些单据上的信息都可以保存在软件里,并且由于数据采集方式的不同,软件采集数据的效率和准确性都会大大提高,这些方式包括从上个流程直接提取数据、自动公式计算、下拉菜单选择等。例如在“工信印包ERP”中,生产单由订单生成,申购单由生产单生成,采购单由申购单生成,入库单由采购单生成、领料单由生产单生成、回款由订单生成。从订单、生产单、排产单到入库单、出库单、领料单、送货单整套单据填写下来,传统手工填写要用1小时完成,使用ERP不到20分钟就完成了。
  2.数据共享
  
在ERP中,业务、生产、库房等部门的数据都是联动的,一个部门的最新数据会实时共享给相关部门,例如库房出库之后,最新的库存量会实时共享给业务部和生产部;业务部填写了订单,财务部会立刻出现一笔应收款;财务部销了账,最新的欠款数会立刻共享给业务部等。
  3.控制和提醒
  
为了严格进行流程化管理,减少工作中的主观因素;为了严格进行库房管理,降低材料浪费,印刷厂须对如下环节进行严格控制:订单保存后须经审核才能开工的控制、材料出库数量不能高于生产单规定的用料数量的控制等。

  为了简化沟通环节,提高效率,减少差错,减小损失,也为了加强生产进度管理,保证按时交工,ERP须具有如下自动提醒功能,例如客户信誉度提醒、订单价格太低提醒、有订单等待审核提醒、审核过的订单等待生成生产单提醒、开工时间迟于规定时间提醒、完工时间迟于规定时间提醒、物料库存过低或过高提醒、待送货产品提醒、员工生日提醒等。
  4.辅助决策
  
辅助决策是ERP的最终使命,是ERP对企业决策层的最大意义。除了一般软件都能提供的期间签单总账、明细账、应收已收欠款账、应付/已付/未付账等之外,ERP应该还能提供针对每个订单包括材料成本、人工成本、外协成本在内的订单成本核算表,包括印刷厂各环节的产值统计表,体现每个客户和每类印刷品的总流水、总成本、总利润和平均利润率,有助于印刷厂确定未来重点服务对象的客户价值分析表,以及有助于未来业务发展重点的印品价值分析表,体现每个业务员的总流水、总成本、总利润和平均利润率,有助于印刷包装厂全面评价业务员价值的业务员价值分析表等。

  ERP选型注意事项
  ERP实施的成功率一直是困扰用户的一个问题,很多用户花费大量的时间和精力之后仍不得不放弃投了巨资的ERP系统。不少用户都曾经一两次,甚至三四次引进ERP系统。为了帮助大家在引进ERP时少走弯路,提高成功率,减少资金和时间的投入,笔者特把从业多年的经验写出来,与大家分享。
  1.买产品还是量身定制
  
由于耳闻目睹了太多的失败案例,很多用户都把量身定制作为ERP救赎的法宝。实际情况是什么呢?出乎大多数人的预料,在行业统计数据中,购买现成产品的应用成功率远比量身定制的要高得多。为什么呢?因为量身定制周期长,期间需求容易变,由于先期投资限制的存在,最后软件供应商往往不胜其烦,而这时用户由于没看到效果也不愿意追加投资,结果双方都没有了往下进行的动力,只能放弃,这是其一。第二个原因是量身定制成本高,这个成本不止体现在资金投入上,还体现在时间和精力投入上,调研、开发、测试、试运行、发现问题、再修改,是个循环往复的过程。同样多的功能直接用产品肯定比量身定制在时间的投入上节约很多。第三个原因是量身定制功能容易受限制:开发商在开发产品的时候总是尽量考虑到各类用户各种可能的应用需求,尽量采用最科学、合理的流程,使产品更灵活、适用面更宽;而量身定制由于只需要考虑用户当时提出的需求,所以在设计开发上肯定比不上现成产品灵活。

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