采购日记——记一次纸张采购经历

时间:2005-10-13 13:37:15来源:科印传媒《中国印刷物资商情》作者:张立民

  喜讯传来:大型任务中标
  2005年3月11日
  今天传来了一个令人振奋不已的消息:我公司正式接受了H部的邀标,和另外两个兄弟印刷厂竞争一项大宗教材印刷任务。凭我的经验,我公司中标的几率较高,又是我们大显身手、大干一场的时候了。
  2005年3月15日
  今天一大早,老总就到办公室找我一起到生产部,两位经理和计价负责人已经在座。老总说,让经验丰富、技术全面的生产经理老L提前介入,全面策划,务求确保中标;中标后由我负总责,L经理具体协调,集全公司之力,确保任务按时完成。
  老总把办公桌上由H部提供的一套样书和投标用的参数表格交给了我,要求按等于或优于样书的标准策划。
  兵马未动,粮草先行。第一道工序就是请来纸张采购员共同鉴定纸张。
  看客户提供的参数:正文使用80g/m2胶版纸,封面使用200g/m2铜版纸。再看这一套样书,外观非常平整,三边端面光滑,单张书页平服、挺实,印刷的平网底纹未见纸张掉粉、掉毛现象。说明这种纸张组织紧密,结实,表面光洁度高,纤维等原料之间结合力强。经过鉴定,有关人员一致认为这是由大纸厂生产的,而且是高档产品。大家初步判定应当是山东著名造纸集团A集团的产品。确定由生产经理出面尽快和A集团接触联系,一为确认纸张品种,是否该集团生产的;二是询问价格;三是考察供货速度,能否满足生产需要。
  2005年3月16日
  早晨一上班,首先安排计价人员对H部的套书进行核价,并教以速算方法。然后,我再仔细研究样书,发现这套书的成品尺寸和常规大16开的成品尺寸不大一样,高度和宽度都小一些。这有两种可能性,一是装订厂把尺寸缩小了,二是H部原来定的尺寸就是这样的。如果经过核实确属原定尺寸,那就可以在节约上做些文章了。
  下午,核价完成,经老总过目后开始填写标书,明天早9点去投标。我向老总汇报了整套书完成所需的时间、设备、外援等全盘策划方案(略)。
  2005年3月21日
  今天中午老总在楼道碰到我时说,H部有关的领导刚参观完我们公司,因为只是考察,就没有惊动你,让年轻的业务员陪同办了。
  2005年3月24日
  今天下午3点,H部有关的局处领导一行来到我公司,通知我公司中标,并敲定了总体价格及结算付款方式,预计一周内付印。真是大喜事,还有一个小喜是开本尺寸确实小一些。但且慢高兴,因为粮草问题需要马上行动,迅速解决。

  粮草先行:开始选购纸张
  2005年3月25日
  中午,老总请A集团北京销售经理从飞机场直接赶到我公司。纸厂方认定样书所用纸张确实是该公司产品,并可以在第三天起供货到厂。我要求供货节奏为每天20吨,纸厂也可以满足要求。价格问题,纸厂方第一口价要7000元/吨,我方说总量200多吨,请给予折扣;纸厂方说可以降100元,我方觉得还高一些,纸厂方说,销售经理的权限只可以再降50元,我公司老总当场拍板,以每吨6850元成交。
  在会场上,老总和我当场计算了最小纸张尺寸,纸厂方也答应可以照尺寸生产。这样就能够少订3吨纸,降低了材料成本。
  万事具备,只欠东风,就等28日接货了。
  2005年3月26日
  早晨醒来,仔细琢磨纸张问题,哎呀,不知道这种纸是大包装,还是小包装,码放整齐度如何?因为纸张设计尺寸较小,若码放不整齐,就会危及成品尺寸了。一上班就马上找老总提醒此事,老总立即给纸厂经理打电话,经理回答是小包装,半令一包。老总说小包装没有问题。我说能否再请对方明确一下码放误差,咱就塌实了,老总说一般不会有问题。

  不测风云:采购遇到麻烦
  2005年3月28 日
  上午碰到纸厂的销售员跟我打招呼,我说你怎么来了,他说,他们送来的纸有问题,让他来看看。不一会,纸厂的销售经理也来了。去现场看送来的当场拆包的纸,一是码放误差最大5毫米,无法使用。二是对比样书,送来的纸张厚度、挺度都不够。销售经理答应把送来的纸原封取回,并解释道,现在看到的纸是分厂生产的,只能达到这种水平,样书所用的纸只有总厂才能生产出来,但是价钱每吨要高500元,至于当初确认纸张和报价等一连串的失误,这位销售经理的解释是由于他以前不是从事业务工作的,对此没有经验。
  情况突变,立即请老总到会议室商议。我提出彩印和黑白产品分别使用总厂和分厂的纸张,以减少我印刷公司的损失。但老总坚持全部使用和样书一样的纸张,决不降低质量。这样就只有价格问题了。这200多吨纸要相差十几万元,可不是小数呀。销售经理心里也很着急,甚至不要自己和销售员的奖金了,也只能把价格降到7300元/吨,我方仍感到难以承受,怎么办?销售经理只有请造纸厂驻北京地区代表出面了。
  下午3点,纸厂代表匆匆赶到,立即决定再降50元,但要求封面的200g/m2铜版纸也由他们供应。铜版纸一项我公司原拟使用合资企业——金东纸业的货,因为该公司的产品质量可以和进口产品媲美,尤其是客户服务较好。我公司使用多年,一直合作很好,价格每吨8000元,还低于进口纸的水平。A集团代表说,他们能够保证质量,有问题可以掉换,而且价格可以降到每吨7800元。我公司考虑到集中对一家供货商也较为方便,就答应了代表的要求,但仍感到由对方失误造成的巨大差价,我们消化起来有很大的困难。为此我方提出可以按纸厂最高条件付款——合同签定日付1/2,货齐日付齐全款,要求对方再降价。代表马上请示公司总部副总,同意再降100元。这样,我公司即使把缩小造纸尺寸省下的钱贴进去,还得降低一部分印刷价格,才能弥补材料变化造成的巨大的差价。
  当天晚上,举行了签约仪式。在签约前,纸厂方提出加放量的问题。其实是为了保证订货数量的准确,我公司在报价时,就是按这套书每本的具体印数和印张及新闻出版总署规定的加放率逐本计算的。为保证纸张充足,决定再多订1吨纸,并达成协议。遇有纸张问题,造纸厂以最快速度给予解决,决不耽误印刷厂的生产。细节问题谈定了,双方都放了心,这才尽欢而散。

  理想局面:皆大欢喜
  2005年3月31日
  今天,订购的纸张如期到货,开包一看,果然不愧为高档产品:纸张平整、挺实,码放整齐,使人心里很舒服。但实践是检验真理的惟一标准,是骡子是马还得拉出来遛遛,今天晚上开印,明天早晨就可以见分晓了。
  2005年4月1日
  一早去彩印分厂,一看印好的半成品不少,废纸却没有几张,看来印得很顺利。一问工人,果然产量很高,这对工人,对我公司,对造纸厂,对H部都会有好处,可以说是多赢的理想局面啊。
  2005年4月11日
  今天这批纸张全部到齐。我公司即将全款付齐。因为纸张使用上没有什么问题,所以就没有扣压尾款。这也可以说是两好合一好吧。

  采购心得:坚持5个原则
  吃一堑,长一智,办一事,进一步。紧张跌宕的采购过程虽然已经过去了,但我们总应当从中得到点经验,哪怕是教训也好哇。仔细想来还真有几条呢。
  (1)采购材料的原则,第一考虑是满足客户的要求,那怕需要增加成本也在所不惜。
  (2)订货的前提首先就是确认样张。建议供纸方长备各种标准样张,如果有变化一定即时更新。为更便于对比确认,建议增加提供全张幅面的标准样张。
  (3)重要的、紧急的或大宗的产品,最好选用成熟的品牌厂家为供货商,以增大保险系数。运作一般产品时,再考虑照顾和支持其他供货商。
  (4)细节决定成败。如果对某些数据或指标不甚了解,而这些数据或指标又关系重大,就一定要慎之又慎,不怕麻烦,千方百计落到实处,必要时出具书面文件为凭。
  (5)重要的、紧急的或大宗的产品,其采购任务,一定要委托有此项专长、能胜任的同志负责,即使要打破常规职责或破格使用,甚至是临时调整指挥关系,也要去做。


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