采购日记——记一次采购版材的经历

时间:2006-02-16 09:16:06来源:科印传媒《中国印刷物资商情》作者:张立民

  引发成本控制问题
  2005年7月5日
  昨天,厂里召开了6月份月度暨上半年考核总结会。会上,总会计师介绍了上半年全厂的成本计划完成情况,并对如何控制和降低突破计划部分的成本项目提出了要求和指导性意见。厂里决定组成生产经营、质量控制、设备管理、材料使用、人事劳资等专题小组研究各自领域的成本控制问题,各小组均由厂级领导分别负责召集。材料使用小组由生产副厂长召集人,我作为供应部的负责人被确定为小组的副召集人,组员则有各生产车间的材料负责人、材料员和供应部的采购员。厂里特别强调,必要时可以吸收其他有关人员参加。总之,不强求组织形式,而以有利于解决问题为宜。
  会下,生产副厂长拍着我的肩膀说:“这组的事主要就看你的了,你干了这么多年,对供应商的情况都了解。你又是从车间出来的,生产用料你也门清,就拜托你多费心吧。”这一番话说得我心里还真挺热乎,再说这也是咱的本职工作呀。没得说,咱只能千方百计把事往好了办。但咱这岁数的人,信奉出水才看两腿泥的原则,办事讲究牢靠,嘴上不能说的太满。我只是答应领导:“绝对尽全力,但大主意还得你拿”。
  转变节约思路
  2005年7月6日
  受人之托,成人之事;君子一言,驷马难追。加上我这人心特重,拿着鸡毛当令箭,给个棒槌就认针(真)。这夜里还真睡不着了,也好,索性就琢磨起来了。我一想,抓就抓大头,抱就抱西瓜,我们厂管理的材料里谁花的钱多,就抓谁,那准没跑就是PS版了,怎么节约?厂里的事,无非是少用版,能用次版就不用好版,至于办法嘛,主要由车间去想,当然我的主意也会竹筒倒豆子,绝对奉献个底掉。但我的主要精力还是要放在对外的采购上。
  2005年7月8日
  今天上午,生产副厂长和我召集了3个印刷车间的主任、大领机和材料员开会(供应部的人员按我的安排,分头去准备节约方案,就没有让他们参加)。他们异口同声表示拥护厂里的决定,在具体方案的策划上,他们列举了很多PS版的质量问题,要求供应部设法解决,还要物美价廉,厂长也很赞同,看来我得出马说话了。
  我首先表态会尽本部门全力,想出各种办法降低成本,接着讲了对于物美价廉,我们要从理论上有正确认识:价格是商品价值的货币表现,价值是凝结在商品中的劳动者无差别的劳动。经济理论中的理想模式是,某一商品的价格就等于商品的实际价值。在实际经济运行中,虽然不是每种商品的价格,在任何时间都等于该商品的价值,但在足够长的时间内,商品的价格就在该商品价值的水平线上下波动。用大白话说就是物有所值,一分钱一分货,买的没有卖的精。所以说物美价廉在严格和绝对的意义上是并不存在的,它只在相对的意义上才能成立。我们供应部的任务,就是一定要在相对的空间内做足文章,否则就是失职或叫水平不高。大家听得鸦雀无声,厂长把我一拍,大声说:这一套还真新鲜,你老兄都是从哪弄来的!我说,你送我上大专班,咱哪能光带着耳朵去呀,好歹咱不是还有个脑袋嘛(大家哄堂大笑)。
  大家一笑,这事情就好办多了,我说,既然物美价廉在严格和绝对的意义上说并不存在,那么从根本上这说,这篇大文章主要还靠在座的诸位,才是正理呀(大家交头接耳,小声议论)。大家可能没有什思想准备,作为一个老印刷工人,我先提点思路,无非是两条,一是想办法尽量少用版,二是能用次版就不用好版。厂长一看大家正在转换思路,就宣布下午再开会。
  确定采购方案
  2005年7月9日
  昨天和本部的同事聊得太晚了,但没有白熬夜,议出了初步方案,加上昨天下午集思广益,今天上午和厂长碰头时,方案已显雏形了。
  方案的要点是:
  (1)PS版等印刷用版既要首先满足客户产品的需要,又要满足生产车间对质量和效率的需要。还要降低成本,使价格适当,总价格或平均价格下降。
  (2)车间减少用版的措施,严格把住进货关,不合格的退货;降低晒版作废率;提高封版成功率(比率数据、奖罚办法后定)。
  (3)车间分档次用版,每批产品均按客户的质量要求和版面内容的难度综合评价,决定用版的档次。一般产品的打样基本使用再生版。厂长赋予技术部、供应部双重职责:有义务协助评价,有权利监督检查。
  (4)对PS版供应商进行广泛的调查,掌握情报。方法是:通过广告、面谈等方式听其言;通过参观其实体工厂等方式观其行;通过访问使用其产品的用户验其果。
  在充分掌握情报的基础上,对其耐印力、质量、价格、服务、供货速度等方面进行综合评价,从中进行选择。再结合本厂产品结构、数量、档次的需要确定组合方案。
  我和厂长商定,目前暂不采用招标的方式,而是边调查边选择,两步并为一步走,以节约时间,加快进度。
  选定PS版供应商
  2005年7月10日
  说干就干,本着供应部一贯的原则,我们这样年耗用几万张版的大厂一直首先考虑与规模较大、实力较强的PS版生产厂家直接合作。对老供货商,我们尽量维持长期的合作关系,难免出现问题时,就敦促其改进,满足印刷厂在各个方面的需要。对原供货商屡次帮助和给予机会仍不合格的情况下,就要忍痛割爱,更换更好的供货商,当然和供货商个人仍要保持良好的关系,买卖不成情谊在,这也是商场永恒的法则之一。
  这次我们首先还是找了长期的合作伙伴——Y公司,跟Y公司的老总的关系那是没的说,所以不用客套。我开门见山地把厂里的目标、想法、做法合盘托出:“看你能做到那些,做到什么程度。咱们都是痛快人,你做不到的、不能做、不想做、不愿意做的也不必勉强,尽管直说,我好早想办法;你这样做,就是帮了我了,就是最讲情义”。
  Y公司老总立即表态3条:“一,只要我们能做的,我们全做。说实在,除了再生版我们目前还不能做,其他的我们全包了。但我得先垫个话,到我们能做再生版的时候,我也还是要找你;二,我们产品有问题的,我们全赔、全改;三,只要是我们能优惠的,我们全办。但具体降价问题我们还要研究,两天后我带着合同书来”。
  痛快!就这样定了。
  2005年7月12日
  今天和Y公司签订了新的合同,我厂使用的一类和二类版均由Y公司供应,价格平均降低5%,质量严格按照标准控制,如果在使用中发现问题,经过双方鉴定,确认是Y公司产品缺陷,Y公司承诺包赔损失。
  我的任务算是完成过半了,下一步还有两件事要做:一件是选择再生版厂家,另一件就是选择备用供货商,这是防止原供货商因为偶然事故断货而采取的保险措施。
  选定再生版合同供应商
  2005年7月15日
  其实,PS版和再生版的生产厂家是越来越多,本着一贯的信念,不论我们之间有无买卖,也不论买卖的大小,和任何卖家,都保持着互相平等、尊重、礼貌往来的良好关系,以备不时之需。
  选择再生版厂家比较好办,按照我们择厂的3个步骤,首先在比较大和强的厂家中初选几个单位,然后参观工厂车间,最重要的是走访兄弟印刷企业,看他们使用的实际效果。这样很快就选定了Z和X两家厂,并请他们各送一个批量,先试用后再行定夺。
  2005年7月18日
  打样组的实验结果昨晚出来了,经过车间和技术部的鉴定,两家的再生版都合格。那么只需要我们在价格上做文章了,分别约两个厂家谈价,结果Z厂的价格稍微低一些。经过厂长审批,确定Z厂为合同供应商,X厂为机动供应商。
  与机动供应商进行谈判
  2005年7月19日
  唉,难就难在和机动供应商X厂的谈判,但这是我份内的工作,加上我在外的口碑——实在、够朋友,也就化难为易了。我们还承诺,如果Z厂供货有问题,马上调你的货,如果和Z厂不是合同关系了,第一个考虑的就是你们厂。
  2005年7月21日
  按照敲定再生版机动供应商同样的办法,我们又和C厂确定了一般PS版机动供应关系。至此,半个多月紧锣密鼓的忙乎总算告一段落了,建议厂长今晚和小组成员同乐一番,肯定又会是英雄所见略同了!


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