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规范管理节省成本
01 纸张信息透明化 以前要想了解纸张库存情况，只能去看材料会计在月末做的进销存报表和仓库提交的库存报表，要想了解即时的情况，只能亲自到库房查看或询问库管员。应用ERP系统后，信息壁垒被打破，库存情况可随时查询，入库、出库以及结算情况一目了然。无须向库管员了解情况，纸张信息尽在掌握之中。同时，可以直接从ERP系统中清晰地了解库存物资的品种和数量，生产车间领纸无须再让库管员查询，工作效率大大提高。 02 严格流程管理 每个企业都有自己的纸张管理流程，但往往有些企业不能做到严格按流程管理，经常会发生丢单据、报表数据对不上等情况，之后就是相互推诿扯皮。如采购员与库管员口头办理实物入库手续，但工作忙碌的时候，口头交待的事情很容易就会遗忘。通过ERP系统实现流程化管理后，入库通知由采购员负责，库管员只需见货确认收料就可以，全部采用电子单据。实物不入库，纸张就不能出库，也不能进行付款操作，ERP系统都做了严格的约束，保证了流程的规范性和严谨性。 03 库房库位规范化 以前我们也对库管员提过要求，如对纸张分库房分库位管理、纸张要上架或有标识等，但实际执行起来往往做不到位，要求紧的时候照办，要求松了又开始随意摆放。事实证明，依靠个人经验式的管理模式缺点很明显，纸张堆放杂乱无章，库存数量统计不准确。现在ERP系统采用分角色分库房分库位进行实物管理，同时结合标识进行定位化管理，在电脑上一查就知道某种纸张放在那个货架，很容易找到。最主要的是，通过ERP系统的数据，可以有效地评判库管员现场管理工作，使原来一些管理制度实现了可测量性，大大提高库房的现场管理水平，做到了很多年前我们想做但由于技术条件的局限性而没有做到的事情。 04 采购合理化 以前由于不能掌握纸张的精确库存情况，经常出现有些纸张在库房放了好几年都没有使用的情况，而随意采购又造成纸张浪费，占用企业大量的流动资金。通过ERP系统的应用，我们不同纸张都设置了科学的高储、低储值，若库存实物数量高于高储值，或低于低储值，ERP系统会以特殊颜色发出警示。这样就能在纸张库存不足时抓紧时间采购，补充安全库存，避免影响正常生产，同时也避免了重复采购占用资金的情况。 05 成本准确归集 在手工管理模式下，对机台纸张消耗进行准确归集是非常困难的。应用ERP系统，要求每一张领料单都必须写明具体的领用机台，对于非共用的材料明确到人，平时只要把基础信息填写完整，月末系统自动分门别类进行相应归集，这对我们进一步调整纸张消耗考核标准，提供了最真实和准确的数据依据。原来我们只能考核到班组，而且必须到月末才能由仓库盘点统计实际用量，由生产科根据产量计算理论消耗值进行比较后得到最终考核结果。而ERP系统产生的实时数据可以将纸张消耗考核到当天班组的各个机台，并把奖惩分配到机台各个岗位，员工在每个作业完成后就能及时查询到这个作业自己的节纸奖惩情况，员工节纸意识大大增强。 总之，ERP系统的应用打破了企业的管理瓶颈，规范了企业管理流程。十年来，我们一步一步深挖管理的细节，从合理降低库存、提高纸张周转率、完善消耗标准等多个方面来加强纸张的管理工作，取得了很好的成效，极大降低了纸张管理的成本。希望我们的经验能给同行带来一些借鉴。 (作者系北京师范大学出版集团李丽，原文刊载于《印刷经理人》杂志2021年第3期) |
